Le parrainage en entreprise

Durant les premiers jours en entreprise, un nouveau collaborateur fait face à beaucoup d’inconnues. Les journées sont généralement intenses, stressantes, parfois même pénibles. Or, nous savons que ces premiers instants sont déterminants pour la suite de la collaboration, en termes de qualité et de longévité notamment.

Avoir une personne de référence, un parrain, qui guide le nouveau collaborateur durant cette période d’intégration peut s’avérer d’une grande utilité pour toutes les parties. En voici quelques bénéfices :

Les bénéfices pour le nouveau collaborateur sont nombreux. Il se sentira immédiatement accueilli au sein de sa nouvelle entreprise, il aura le sentiment d’avoir été attendu, créera des liens avec ses collègues plus facilement, se sentira rassuré et accompagné, apprendra plus rapidement, se fera une idée des règles tacites de l’entreprise, etc.

Le parrain trouvera dans ce rôle une valorisation de son expérience et de ses compétences. Il affûtera ses aptitudes en coaching en participant activement au développement du nouveau collaborateur et sera partie prenante de la bonne cohésion de son équipe.

L’entreprise, quant à elle, profitera de la rentabilité de son nouveau talent plus rapidement, permettra aux collaborateurs plus expérimentés (parrains) de rester motivés, développera des liens entre collaborateurs et parfois entre générations, favorisera une ambiance de travail agréable en formant un esprit d’équipe solide et transmettra par ce biais les valeurs de l’entreprise. En améliorant l’intégration de ses nouveaux collaborateurs, elle s’assurera de la qualité de la future collaboration et ajoutera de la valeur à sa marque employeur (interne et externe).

Quel est le rôle du parrain ?

Le parrain peut revêtir plusieurs casquettes. Il est important pour toutes les parties que ce rôle soit défini et qu’un cahier des charges soit rédigé :

Doit-il se limiter à l’accueil du nouveau collaborateur ? Lui apprendre les ficelles du métier ? Le présenter à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ? Lui faire visiter les locaux ? Déjeuner avec lui ? Quelles seront la durée et la fréquence de cet accompagnement ?

L’accompagnement technique lié aux tâches du nouveau collaborateur est absolument nécessaire. Ceci afin qu’il ait une formation adéquate et de qualité et qu’il puisse se référer à une personne en particulier en cas de question ou problème. Mais ce seul accompagnement n’est pas suffisant. Il apparaît aujourd’hui primordial d’accompagner les collaborateurs dans leur intégration au sens plus large. Au sein des entreprises, la génération Y et les Millennials paraissent moins tolérants que leurs ainés, probablement parce que leur vision du travail et la place qu’ils souhaitent lui donner divergent de leurs collègues plus âgés. Ils sont en quête de sens, refusent d’effectuer des tâches de manière industrialisée et portent un intérêt majeur à mener des projets à moyens termes plutôt que des missions à très long terme. Ils ont une vision « développement personnel » très présente et, de par la difficulté grandissante actuelle à séparer vie professionnelle et vie privée, cette vision les incite à exercer une activité professionnelle qui les passionne. Il s’agit donc pour l’entreprise de fidéliser son nouveau collaborateur en le considérant dans son intégralité, avec ses ressources et son potentiel, et être conscient de sa recherche de bien-être.

C’est dans ce cadre que le programme de parrainage devient un levier important à activer.

Il existe autant de rôle de parrain que d’entreprise. Mais voici quelques tâches que le parrain peut accomplir :

• Prise en charge du nouveau collaborateur le premier jour (relais après l’accueil par les Ressources Humaines)
• Présentation à l’équipe
• Installation au poste de travail
• Organisation du premier lunch en binôme ou en équipe
• Point de situation de quelques minutes chaque fin de journée durant la première semaine d’intégration, puis de plus en plus espacé en fonction du besoin
• Transmission de la culture de l’entreprise
• Orientation du nouveau collaborateur dans le réseau formel et informel de l’entreprise
• Soutien du nouveau collaborateur dans le processus d’apprentissage
• Sondage du nouveau collaborateur après une semaine (ou autre échéance) pour recueillir ses impressions
• Etc.

Cette liste non exhaustive est à compléter en fonction des spécificités de l’entreprise, du poste, du lieu de travail, de la fonction, etc. La durée de l’accompagnement peut varier selon les mêmes critères, mais sera dans tous les cas et au minimum équivalent à la période d’essai, pour que ce parrainage soit utile et que ses effets positifs se ressentent de manière impactante.

Candidat au rôle de parrain

Une des clés de la réussite du parrainage en entreprise est le choix du parrain. Tout le monde n’est pas fait pour être parrain et ce rôle ne doit pas être pris à la légère. En fonction de l’accent que l’entreprise souhaite donner à cet accompagnement, davantage orienté sur les aspects techniques ou sur l’intégration sociale, le choix du parrain se portera sur une personne ayant des compétences différentes. Mais dans tous les cas, pour assumer cette responsabilité, le collaborateur doit posséder plusieurs qualités et cocher quelques conditions indispensables :

• Avoir un grand sens de l’écoute
• Faire preuve d’empathie
• Être capable d’encourager et de motiver
• Être de caractère sociable, accueillant et chaleureux
• Bien connaître l’entreprise (règles écrites et orales)
• Être impliqué et fiable
• Savoir donner du feedback et accepter d’en recevoir sans difficulté
• Avoir du temps à accorder à son filleul (ce temps doit lui être donné par l’entreprise)
• Ne pas avoir de rapport hiérarchique avec le filleul. Le rôle du manager est tout autre.
• Etc.

Quelques pièges !

La communication : L’entreprise doit absolument communiquer sur le cadre précis du programme de parrainage : son but, sa portée, ses avantages, sa durée, son engagement, la définition du rôle des autres acteurs de l’intégration, tels que le manager ou les ressources humaines. Un espace sur le site intranet de l’entreprise peut par exemple être dédié aux parrains. Les nouveaux collaborateurs sauront ainsi à qui s’adresser et les parrains se sentiront valorisés dans leur nouveau rôle.

Les leviers de motivation : Lors de périodes chargées, les candidats au rôle de parrain ne se bousculeront pas. Il s’agira donc pour l’entreprise de trouver des leviers de motivation suffisamment convaincants pour recruter des parrains de qualité. Mais attention, l’implication du parrain est primordiale à la réussite du programme, il est donc tout aussi primordial de s’assurer de la réelle motivation des candidats.

Les aptitudes au coaching : Malgré la grande motivation, la séniorité ou la riche expérience des candidats, certains manqueront parfois d’aptitude au coaching. Il existe heureusement des formations pour y remédier, et dans tous les cas, il s’agira de former les parrains aux méthodes pédagogiques qui leur permettront d’idéalement accueillir les nouveaux collaborateurs.

Il est évident que ce programme de parrainage doit idéalement être intégré dans une politique du bien-être au travail plus globale pour que sa portée soit optimale. Seul, il ne fera pas de miracle, mais pour que « le travail soit pour l’homme un trésor » (La Fontaine), il faut bien commencer quelque part !