Les avantages d’une gestion de la paie digitale

Dans le domaine des ressources humaines, la gestion de la paie se digitalise. Ce n’est pas une simple tendance, mais une nouvelle étape franchie pour moderniser le payroll, rendre la gestion des données plus efficiente et optimiser l’ensemble du processus. L’usage des nouvelles technologies dans le domaine des RH se révèle très profitable et ce à différents niveaux, tout en offrant la possibilité de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.  


Quel intérêt dans la dématérialisation des bulletins de paie ? 

Il n’est guère nécessaire de garder les documents de la gestion RH sous format papier, il suffit juste de respecter les conditions et les normes de la protection des données. Toutefois, il est hautement recommandé de préserver les documents portant une signature manuelle et qui peuvent être utiles en cas de procédures civiles ou en guise de preuve.

Ceci dit, la digitalisation s’impose de plus en plus et les bulletins de paie sont dorénavant envoyés par mail aux salariés. La dématérialisation des fiches de paie présente plusieurs avantages en plus d’un gain de temps indéniable pour les entreprises. 


Qu’est-ce que la digitalisation du payroll ?

Personne ne peut nier que la digitalisation de la gestion de la paie est très avantageuse, mais la mise en place en interne des outils technologiques peut être très onéreuse pour la structure. Il faut savoir aussi qu’il faut du temps et de l’expertise pour la configuration de ces outils, en vue d’en tirer profit de façon optimale, tout en évitant tout risque ou erreur dans ce processus. 

En vue de contourner ces obstacles, l’externalisation du traitement de la paie à une fiduciaire constitue une solution de choix. Un tel prestataire dispose de toutes les compétences et tout le savoir-faire pour gérer le payroll d’une entreprise avec efficacité et pertinence. Dans une fiduciaire, l’expert en RH aurait déjà choisi les systèmes les plus fiables et les plus performants. Comme il aurait assuré leur paramétrage de façon graduelle pour qu’ils soient conformes aux normes suisses, tout en intégrant automatiquement les nouvelles réglementations et les mises à jour requises.  

Les outils assurent le décompte des rémunérations individuelles en tenant compte des critères intégrés, comme ils tiennent compte des particularités telles que de la retenue à la source. Les systèmes installés prennent en considération les taux et les calculs des cotisations sociales. 

De tels dispositifs incluent les profils ELM de chaque entreprise, qui servent à la standardisation du traitement des données et leurs mises à jour pour garantir l’exactitude des calculs. Ils permettent de tenir à jour la comptabilité salariale, de même que l’envoi automatisé des fiches de paie. Ils transmettent les informations nécessaires pour les paiements des salaires et créent des reportings à la demande du client. 

D’un autre côté, grâce à l’usage du système fédéral Swissdec, les informations relatives aux salaires seront transmises de façon systématique aux différents organismes étatiques, tout en prévenant la reproduction double et le traitement manuel d’un certain nombre de processus. 


La gestion de la paie numérique, quels avantages ?

Rien qu’en pensant à la quantité des bulletins de paie à préparer mensuellement et à leur mise sous pli avant de les envoyer ou les remettre aux salariés, on ne peut qu’apprécier la digitalisation de la paie. Le gain de temps et d’efforts est indéniable au niveau de la gestion administrative d’une structure. Ceci se manifeste à travers : 

  • L’archivage digital des documents

La sauvegarde des documents se fait de façon régulière et assure une gestion électronique des documents et une organisation optimale, ce qui facilite la recherche et les échanges. Cette méthode est en conformité avec les consignes du code des obligations qui impose le respect de l’intégrité des fichiers, en plus de la traçabilité des opérations et l’impossibilité de modifier les archives. 

  • L’optimisation du temps de traitement et des coûts de gestion

Une estimation mensuelle par employé est réalisée pour dégager le coût moyen des bulletins de paie sous format papier. A une telle dépense, il convient d’ajouter le coût de l’archivage. Il arrive souvent que la sauvegarde de ces documents soit externalisée au regard du volume considérable des documents. Grâce à la digitalisation, on se passe de ces tracas, en plus du gain du temps de recherche des documents en cas de besoin. Et puis le traitement des données et les calculs sont effectués plus rapidement. 

  • L’amélioration des procédés 

La digitalisation facilite la transmission des bulletins de paie aux salariés de façon instantanée. De plus, il arrive rarement qu’on réclame le renvoi d’une fiche de paie. En fait l’atout majeur est l’élimination des risques de perte et de dégradation liés au papier. D’un autre côté, la conformité des fiches aux normes du système suisse est assurée suite à l’introduction d’outils technologiques performants qui réduisent la marge d’erreur. 

  • La préservation de l’environnement

La gestion du Payroll digitalisée utilise moins de papier, comme elle permet d’économiser sur les déplacements et locaux d’archivage. Autant d’atouts qui contribuent dans la préservation de l’environnement. 

L’introduction des dispositifs digitaux dans la gestion du payroll est sujette à de nombreuses critiques, surtout qu’elle ne répond pas à toutes les attentes. Mais une expertise métier est requise afin de s’assurer de la conformité des procédures et de bénéficier d’une meilleure gestion des tâches administratives relatives au personnel. 

Il est essentiel de savoir si un travailleur doit recevoir une fiche de paie ou s’il doit être considéré comme indépendant, d’où la nécessité de faire appel à une fiduciaire dans le cadre de l’externalisation de la gestion de la paie. C’est l’occasion de profiter de l’expérience et des compétences de professionnels confirmés. 

C’est aussi une opportunité de bénéficier de l’appui d’une technologie avancée dans le domaine de la gestion administrative. Un moyen de se passer des tracas relatifs à la gestion du payroll et de se focaliser plus sur la stratégie globale des ressources humaines et sur le respect des obligations légales.


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Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.