Habitude n°9 pour une gestion efficace de ses activités : les routines

9ème Habitude: Mettez en place des routines

Adopter des routines au quotidien permet d’aborder la journée plus sereinement. En effet, ces habitudes donnent un certain sens de l’organisation et elles simplifient grandement la vie. En ayant des routines bien claires et définies, on évite le chaos et on peut traiter les tâches qui se ressemblent en tant que lot.

C’est une démarche qui accélère le traitement des différentes missions et vous fait gagner du temps et de l’efficacité. Autrement dit, votre journée sera plus productive. Cela est particulièrement important pour les personnes qui ont un projet de carrière, un projet personnel comme un accomplissement sportif ou créatif ou encore qui sont en formation.

Nous écrivons ces articles sur une meilleure gestion des activités quotidienne en particulier pour les apprenants-es qui suivent notre formation en comptabilité, mais pas uniquement. Pour ce qui est de suivre un cours de comptabilité, pour obtenir un diplôme et travailler ou avancer au niveau de sa carrière dans le domaine comptable, le fait de prendre les bons réflexes et habitudes dès le départ est tout à fait déterminant.

En effet, lors de la phase d’apprentissage, il s’agit de mettre en place des routines non seulement pour apprendre la comptabilité ou une autre discipline de façon plus efficace et plus rapide, mais aussi pour appliquer ensuite ce qui a été étudié sur sa place de travail. Le développement des compétences professionnelles pendant sa formation professionnelle est donc un enjeu majeur pour être plus attractif sur le marché du travail, car vous serez plus employable à la fin de votre cursus de formation.

Les habitudes bien installées permettent de mieux contrôler sa journée ou ses sessions d’études et évitent la dispersion causée par les différents flux entrants. Sans de telles habitudes, on risque de se laisser submerger par les différentes requêtes et distractions susceptibles de surgir à tout moment comme les emails, les appels téléphoniques, les discussions, entre autres. Pour finaliser les tâches les plus importantes au quotidien, il faut savoir gérer son temps et établir ses priorités en adoptant les bonnes routines.

Pour reprendre le contrôle de sa vie et adopter des routines saines voici quelques astuces :

-Dresser une liste des tâches professionnelles

Il est primordial de disposer d’une liste regroupant toutes les tâches et missions professionnelles à faire. Un tel listing doit mentionner aussi bien les éléments les plus importants que les plus petites tâches. Il va sans dire qu’il faut consacrer plus de temps et donner la priorité aux tâches les plus importantes avant de se pencher sur la consultation de la boîte email, le traitement des appels téléphoniques ou la rédaction de rapports, etc.

-Créer une liste des tâches personnelles

Une fois que la liste des tâches professionnelles est bien établie, il faut procéder de la même façon avec les tâches personnelles. Cette liste peut réunir des éléments comme : faire du sport, lire un livre, faire des courses, payer des factures, conduire les enfants à l’école, etc. Il faut tout consigner pour ne rien oublier.

-Traiter les tâches par lots

Lorsqu’on a déjà établi ses listes, il est temps de les lire attentivement en vue de réunir les tâches complémentaires ou similaires et de les traiter ensemble. Ainsi, en allant faire ses courses, on peut également passer à la banque ou à la poste. On peut aussi au moment de rédiger son courrier, s’occuper de ses comptes (gestion de la comptabilité personnelle) et dresser la liste des courses à faire, etc.

En regroupant les petites tâches on gagne en efficacité et en temps de traitement. Ceci est valable aussi bien pour la liste personnelle que professionnelle. Ainsi, dans le cadre de son travail, on peut traiter les appels et les emails ensemble pour plus de productivité et une meilleure gestion du temps.

-Réviser la liste quotidienne

Certaines tâches quotidiennes ont un caractère répétitif à l’instar du sport, la lecture du journal, le traitement du courrier, le paiement des factures, etc. Il est primordial de procéder à une organisation et une planification des routines quotidiennes. Il ne s’agit pas de les chronométrer à la minute, mais de leur réserver des créneaux et des plages horaires pour s’en occuper.

Chacun peut gérer les choses à sa façon. Cependant, il est possible de prévoir une routine le matin et une autre le soir ou encore une habitude à la maison et une autre au bureau. Une telle démarche permet d’optimiser son temps et de réserver la plus grande partie de la journée au traitement des tâches les plus importantes.

-Consulter la liste hebdomadaire

S’il existe des routines journalières, il existe également des habitudes hebdomadaires. En effet, il y a toujours des tâches qu’on fait une ou plusieurs fois par semaine.

Ces choses relèvent des routines hebdomadaires à l’instar d’aller chez le coiffeur, se rendre au pressing, faire le ménage, jardiner, etc. Evidemment, il faut penser à la planification de telles tâches pour la semaine en insérant deux ou trois choses par jour.

Il faut penser à simplifier les tâches pour ne pas trop charger son planning de la semaine et pouvoir adopter les routines de façon plus aisée en maintenant un bon rythme. Il ne faut pas hésiter à supprimer les tâches de moindre importance ou les regrouper pour se faciliter la vie.

-Procéder à des tests et des ajustements

Après la configuration et la planification des différentes habitudes quotidiennes et hebdomadaires, il convient de les passer à un test pour évaluer leur efficacité et leur productivité et vérifier leur bon fonctionnement. En cas de besoin, si l’examen n’est pas concluant, il vaut mieux ajuster ses habitudes afin d’améliorer leur efficience. Il vaut mieux tester les routines journalières pendant une semaine, alors que les hebdomadaires, il vaut mieux les essayer pendant une quinzaine de jours. Une fois elles ont fait l’objet d’évaluation et d’ajustement il faut les essayer à nouveau pour les intégrer dans sa vie de tous les jours.

-Persévérer et tenir bon

La détermination des habitudes et des routines est très aisée, mais leur mise en application sur le long terme est très délicate. Il est très important d’avoir un certain nombre de routines fonctionnelles pour les appliquer pendant une durée de 30 jours afin de les intégrer réellement dans sa vie et les adopter définitivement. Une fois que c’est fait, on commence à ressentir tous les bienfaits de cette démarche notamment en terme d’organisation, de contrôle et de quiétude.

Pour adopter les bonnes habitudes, celles qui vous font gagner du temps et de l’énergie, il faut avouer que ce n’est pas toujours évident de le faire. Certes, cela n’est pas facile de changer d’habitudes, mais il importe de persévérer et de persister pendant au moins un bon mois pour avoir des résultats prometteurs.

Il est possible de rendre son engagement public pour se motiver mais le plus important est de ne pas adopter des objectifs trop nombreux mais de se tenir au strict minimum pour s’y focaliser à 100% . Il convient de concentrer toute son énergie et sa volonté dans l’intégration des bonnes routines pendant un mois afin qu’elles deviennent des habitudes automatiques de son quotidien.

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.