La convention collective (Code des obligations, articles 356-358)
Les conventions collectives sont négociées entre le patronat et les syndicats. Elles permettent notamment de définir la durée de travail, le salaire minimum, la durée des vacances, etc… en fonction de la branche professionnelle.
La législation permet de préciser le contenu d’une convention collective. Par cette voie, des employeurs ou associations d’employeurs, d’une part, et des associations de travailleurs, d’autre part, s’accordent et rédigent des clauses concernant la conclusion, l’objet et la fin des contrats individuels de travail entre les employeurs et travailleurs concernés. Tant qu’elles concernent les rapports entre employeurs et travailleurs, d’autres clauses peuvent être insérées.
La convention peut même être limitée à ces clauses-ci. Autre point pouvant être précisé dans la convention : les droits et obligations réciproques de l’employeur et du travailleur, ainsi que le contrôle et l’exécution des clauses prévues auparavant. Si plusieurs associations d’employeurs et de travailleurs sont liées par la convention, soit parce qu’elles ont participé à sa conclusion, soit parce qu’elles y ont adhéré plus tard en accord avec les autres parties, elles ont les mêmes droits et obligations les unes envers les autres ; tout accord contraire est nul.
Des clauses de la convention et les accords entre les parties sont nuls dans les cas où :
- Ils contraignent les employeurs ou les travailleurs à s’affilier à une association contractante ;
- Ils tendent à empêcher ou à limiter l’exercice d’une profession ou d’une activité déterminée par le travailleur ou encore l’acquisition de la formation nécessaire à cet effet.
En revanche, ils sont exceptionnellement valables dans le cas où ils sont justifiés par des intérêts importants, dignes de protection, tels que la sécurité et la santé de personnes ou la qualité du travail. N’est pas considéré comme digne de protection, l’intérêt d’éloigner de nouvelles personnes de la profession.
Les employeurs et les travailleurs sont liés par une convention quand ils s’y soumettent individuellement, avec le consentement des parties. Cette convention peut régler les modalités d’application. Le juge peut annuler ou équilibrer des conditions qu’il jugerait inéquitables, notamment des contributions excessives. Les clauses et accords qui tendraient à fixer des contributions au profit d’une seule partie sont quant à eux nuls.
Les clauses et accords qui obligeraient les membres d’associations d’employeurs ou de travailleurs à se soumettre à la convention sont également nuls dans le cas où ces associations ne peuvent devenir parties à la convention ou conclure une convention similaire.
Un écrit est obligatoire dès lors que la convention est conclue, modifiée ou résiliée par accord des parties, qu’une nouvelle partie veut y adhérer ou la dénoncer, mais aussi lorsque l’employeur ou le travailleur déclare s’y soumettre de façon individuelle, lorsqu’une partie y consent (art. 356b, 1er alinéa du Code des Obligations), ou dénonce sa soumission.
Si aucune durée n’a été déterminée lors de l’établissement de la convention, sauf stipulation contraire, chaque partie peut la dénoncer après un an avec effet pour toutes les autres parties, moyennant un avertissement de six mois. Cette disposition s’applique de façon similaire à la soumission individuelle.
La convention veille à ce que des règles soient observées au sujet de la conclusion, du contenu et de la dénonciation des contrats individuels de travail, par les employeurs et les travailleurs, et ce tout au long de la durée de la convention. Si ces règles ne sont pas respectées, des associations interviennent auprès de leurs membres, soutenues par les moyens conférés par leurs statuts et la loi.
Ainsi, la paix du travail est maintenue, et chaque partie s’abstient de tout moyen de combat quant aux matières réglées. Mais cette obligation de maintenir la paix n'est illimitée que si les parties en sont convenues expressément.
Des associations signant une convention peuvent y indiquer qu’elles pourront en exiger l’observation de la part des employeurs et travailleurs y adhérant, concernant les points suivants :
- Conclusion, objet et fin des contrats individuels de travail, seule une action en constatation étant admissible ;
- Paiement de cotisations à des caisses de compensation ou à d’autres institutions concernant les rapports de travail, représentation des travailleurs dans l’entreprise et maintien de la paix du travail ;
- Contrôles, cautionnements et peines conventionnelles, en rapport avec les deux points précédents.
Pour pouvoir insérer dans la convention les points cités précédemment, les parties doivent y être autorisées par leurs statuts ou leur organe suprême.
Le contrat-type (Code des obligations, articles 359-360)
Le contrat-type établi des clauses sur la conclusion, l’objet et la fin de diverses espèces de contrats de travail.
Le Conseil fédéral publie des contrats-types valables pour plusieurs cantons, les cantons étant compétents dans les autres cas. Concernant les travailleurs agricoles et le service de maison, les contrats-types sont publiés par les cantons, qui déterminent notamment la durée du travail et du repos et les conditions de travail des travailleuses et jeunes travailleurs.
Le droit impératif de la Confédération et des cantons passe avant la convention, cependant les dérogations décidées en faveur des travailleurs sont valables, sauf si le droit impératif ne le permet pas.
La procédure veut que le contrat-type de travail soit publié de manière suffisante avant d’être publié définitivement, afin qu’un délai soit accordé à toute personne désirant apporter des observations par écrit dès lors qu’elle justifie d’un intérêt.
Pendant ce temps, l’autorité se met en relation avec les associations professionnelles et les sociétés d’utilité publique afin de prendre leur avis. Le contrat-type entre ensuite en vigueur après avoir été publié selon la procédure valable pour les publications officielles. Cette procédure sera identique dans le cas de l’abrogation ou de la modification d’un contrat-type de travail.
Le contrat-type de travail permet de définir les rapports de travail entre l’employeur et le travailleur, sauf accord contraire. Il peut prévoir que les accords ne respectant pas les termes prédéfinis doivent être inclus de façon écrite dans le contrat.
La rémunération du personnel peut se présenter de plusieurs manières :
- Rémunération directe
- Prestations en nature
- Congés payés
- Rémunération indirecte
- Participation aux frais de formation
- Prestations de prévoyance professionnelle
- Prestations d’assurances en général
- Rabais accordé sur les produits ou les services de prestations fournis par l’entreprise
- Restaurant du personnel
- Centre de loisirs pour le personnel
- Frais forfaitaires
- Remboursement des frais effectifs
Même si des limites ont été fixées par l’administration fiscale, la plupart des charges de rémunération du personnel sont déductibles du chiffre d’affaires et ne sont pas imposables. Le personnel qui touche une rémunération est, quant à lui, imposé sur l’ensemble des avantages dont il bénéficie. Les rémunérations directes sont soumises aux cotisations des assurances sociales (voir le chapitre ci-dessous « les salaires »).
Les salaires
Toute personne liée à une entreprise par un contrat de travail (qu’il soit écrit ou non) a droit à une rémunération en contrepartie du travail fourni. La plupart des salaires sont réglés par virement.
Un bulletin de paie est remis au salarié par l’employeur suite à ce versement, mais dans le cas d’un salaire identique sur les douze mois de l’année, il est possible de renoncer au bulletin de paie et de ne fournir qu’un bulletin de paie pour le mois de janvier.
Généralement, le salaire est versé mensuellement vers le 25 du mois, mais certaines entreprises le font dès le 15 du mois, pour partager le rendement du salaire d’un mois de travail avec les employés.
Pour pouvoir comparer un salaire d’une entreprise à une autre, il faut comparer le salaire annuel, qui peut être équivalent à 12, 13 voire 14 mois de salaire dans certaines entreprises.
A cela s’ajoutent les avantages proposés (jours de vacances, nombre d’heures de travail, qualité du fonds de prévoyance, prestations sociales en général, etc.). La rémunération tient compte de conditions obligatoires, qui doivent figurer sur le bulletin de paie, telles que :
- Le nombre d’heures effectuées pour les salariés payés à l’heure,
- Le taux horaire pour les salariés payés à l’heure, le salaire de base pour les mensuels,
- Les heures supplémentaires (nombre et taux),
- Les primes diverses,
- Les indemnités en cas d’accident ou de maladie si elles sont remboursées par une assurance,
- Les cotisations retenues,
- Les retenues diverses (impôt à la source, Office des poursuites…).
Cliquez ici pour visualiser des exemples de décomptes de salaire pour des rémunérations mensuelles et à l’heure.
En début d’année N+1, un récapitulatif officiel annuel (certificat de salaire) est remis à chaque salarié pour lui permettre de remplir sa déclaration fiscale.
Cliquez ici pour visualiser un certificat de salaire et obtenir tous les formulaires en format PDF ou à compléter en ligne.
Dans le chapitre sur les assurances sociales, nous avons vu que toute personne rémunérée, sous certaines conditions, est redevable de l’AVS. Ces parties du salaire sont soumises à l’AVS :
- Le salaire, y compris les indemnités pour heures supplémentaires, travail de nuit, remplacement, vacances et jours fériés.
- Une allocation ménage (qui n’est pas une allocation familiale).
- Les primes, les gratifications, les cadeaux pour ancienneté et les commissions.
- Les pourboires s’ils représentent une part importante du salaire.
- Les prestations en nature ayant un caractère comme la nourriture et le logement (le calcul est détaillé ci-dessous).
- Les indemnités versées pour les frais de déplacement habituels des employés du domicile au lieu de travail et pour les frais de repas habituels.
- Les tantièmes, les indemnités fixes et les jetons de présence des membres des organes dirigeants.
- Les rabais lors de l’acquisition d’actions réservées au personnel, qui se calculent en faisant la différence entre la valeur marchande et le prix d’attribution des actions au moment de l’acquisition.
En revanche, ces revenus ne font pas partie du revenu soumis à l’AVS :
- Les allocations familiales.
- Les indemnités de déménagement en cas de déménagement pour des raisons professionnelles.
- Les cadeaux de fiançailles et de mariage.
- Les primes de réussite d’un examen professionnel jusqu’à concurrence de CHF 500.-.
- Les cadeaux en nature qui ne dépassent pas CHF 500.- par an.
- Les prestations d’assurances en cas d’accidents, de maladie ou d’invalidité.
- Les dons des employeurs à l’occasion d’un jubilé de l’entreprise, c’est-à-dire au plus tôt pour les 25 ans de l’entreprise et ensuite tous les 25 ans.
Certaines parts de salaire ne sont pas versées en espèces : les salaires ou avantages en nature. Ces avantages seront également soumis aux charges sociales.
Si les prestations en nature sont également accordées aux membres de la famille de l’employé, les prestations sont identiques pour chaque adulte supplémentaire et à diviser par deux pour les enfants.
Les allocations familiales ne sont pas soumises à l’AVS comme on peut le voir dans la liste énumérée précédemment, mais elles sont soumises à l’impôt à la source, même si elles sont versées par la caisse de compensation directement au bénéficiaire. L’entreprise doit alors en tenir compte dans le calcul de l’impôt.
Le site de l’OFAS, office fédéral des assurances sociales vous donnera toutes les informations sur les cotisations aux assurances sociales des salariés et des indépendants. Vous obtiendrez également la liste des éléments soumis à l’AVS et ceux qui au contraire ne le sont pas. Vous trouverez des brochures, et Mémento sur des sujets précis, par exemple Memento 2.01 Cotisations à l’AVS. à l’AI et aux APG.
Rémunération du personnel et des dirigeants
Les dirigeants et administrateurs
Le dirigeant d’une SA, le gérant d’une SARL, d’une société de personne ou d’une société coopérative sont considérés comme mandataires au niveau juridique puisqu’ils ont un mandat social, mais ils peuvent aussi être considérés comme salariés s’ils sont liés à l’entreprise par un contrat de travail et s’ils exercent une activité au sein de la société.
Dans ce cas, leurs rémunérations sont considérées comme une charge de personnel et sont déduites du compte de résultat puisqu’elles récompensent un travail nécessaire à l’entreprise, à condition qu’elles ne soient pas excessives au vu de l’importance du service rendu. Cette clause est valable pour toutes les rémunérations directes ou indirectes, y compris les indemnités, allocations, avantages en nature et remboursements de frais.
Si les rémunérations sont excessives au vu du travail effectué ou si la société est en difficulté, les rémunérations du dirigeant de société qui les perçoit peuvent être considérées comme un abus de biens sociaux. Comme pour tout employé, la rémunération du dirigeant de société est calculée dans le groupe principal de compte correspondant à l’activité exercée.
Dans le cas d’un exploitant individuel, le chef d’entreprise doit être rémunéré pour le travail effectué, car on considère qu’un salaire aurait dû être versé à un employé s’il avait effectué les mêmes tâches. Au niveau comptable, ce salaire sera porté au débit du compte Salaire 5200 et crédité au compte Privé 2850 .
Le conjoint de l’exploitant individuel est considéré de différentes manières selon s’il est :
- Conjoint collaborateur sans activité pour l’entreprise (même s’il se charge de certains petits travaux comme certains achats, la gestion du courrier, etc…) : il n’est pas rémunéré.
- Conjoint salarié : il touche un salaire (répertorié dans le compte correspondant à son activité) rémunérant le travail effectué au sein de l’entreprise sous l’autorité du chef d’entreprise.
- Conjoint associé : il est soumis à la même réglementation que le chef d’entreprise.
Les administrateurs d’une société ont un statut différent. Ils ne travaillent pas dans l’entreprise, et n’ont donc pas droit à une rémunération. Ils peuvent recevoir des jetons de présence, et, à titre exceptionnel, des rémunérations selon les missions et mandats effectués. Cependant, leurs honoraires d’administrateurs pourront être soumis à l’AVS.
Le personnel
Les charges du personnel comprennent :
- L’ensemble des rémunérations en liquide ou en nature du personnel de l’entreprise. Cela inclut les rémunérations du gérant majoritaire de la société et des administrateurs.
- L’ensemble des rémunérations en liquide ou en nature de l’exploitant individuel en contrepartie du travail fourni, si nécessaire.
- Les charges au profit des salariés liées à ces rémunérations et à tous les frais occasionnés par la recherche ou la formation du personnel.
La rémunération du personnel représente une charge de l’exercice comptable durant lequel le personnel de l’entreprise a travaillé au profit de la société.
Les rémunérations sont principalement composées des salaires, des traitements, des suppléments de tous genres, des primes de performance, des gratifications, des primes d’ancienneté, etc…
Les charges de personnel comprennent aussi les prestations en nature que l’employeur fournit à son personnel, par exemple le logement et les repas gratuits, la mise à disposition d’un appartement de fonction gratuit ou à prix réduit.
Détail des rémunérations
Les institutions d’assurances fournissent des prestations telles que le versement d’allocations pour perte de gain ou des indemnités journalières allouées en cas d’accident ou de maladie.
Elles doivent être comptabilisées dans un compte spécifique enregistrant des déductions de charges ( par exemple 5xxx Prestations des assurances sociales ). Si un décompte est établi, elles peuvent être soustraites des salaires versés et les retenues sociales rendues à l’employé.
Certains frais sont remboursés au personnel (frais de voyage, de repas, d’hôtel). Ils doivent être comptabilisés dans un compte spécifique et ne sont pas soumis aux déductions sociales ni aux impôts.
Ils peuvent apparaître sur le bulletin de salaire, mais doivent être clairement identifiés. Ils doivent être justifiés par des factures, reçus, ou tout autre document justificatif afin que l’entreprise puisse récupérer la TVA.
En fonction de l’activité exercée par le salarié, l’entreprise peut lui verser un remboursement forfaitaire mensuel. Il ne doit pas être exagéré, au risque d’être considéré et traité comme une dissimulation de salaire par les autorités fiscales ou sociales.
Selon les autorités fiscales fédérales et les assurances sociales, il peut notamment représenter 25% du gain du salarié si ce dernier est rémunéré à la commission (agents d’assurance, conseillers financiers, voyageurs de commerce, etc…). Toutefois, le taux peut être révisé par les autorités fiscales cantonales.
Dans tous les cas, pour être acceptée, une proposition doit être présentée à l’administration fiscale. A noter que le remboursement forfaitaire ne donne pas droit à une déduction de TVA, contrairement au remboursement de frais sur justificatif.
Il peut être pertinent pour l’entreprise de détailler les charges en relation avec le personnel dans des comptes distincts, sous-groupes, notamment pour les frais suivants :
- Dans le cadre d’une recherche de personnel, des frais ou des commissions versées à des tiers peuvent être engagés pour la diffusion d’annonces et le recrutement.
- Les frais engagés pour la formation ou la formation continue des collaborateurs.
- Dans certaines entreprises, les salariés ont accès à une cafétéria ou un réfectoire. Dans ce cas, les charges et produits qui y sont liés sont inclus dans le sous-groupe de comptes et peuvent être détaillés comme suit :
- 1. Repas
- 2. Boissons
- 3. Produits des repas (diminution de charges)
- 4. Produits des boissons (diminution de charges)
- Si l’entreprise exploite un restaurant pour le personnel, les comptes seront tenus de façon séparée dans la classe de comptes 7 (résultat annexes à l’exploitation)
- Les charges exceptionnelles en faveur du personnel (manifestations, participations à des groupes sportifs, cadeaux exceptionnels…) et classées par exemple comme ceci:
- 1. Manifestations en faveur du personnel
- 2. Participation aux groupes sportifs
- 3. Frais de sport
- 4. Cadeaux exceptionnels
Si des employés de l’entreprise travaillent pour le compte privé du propriétaire ou de sa famille (entretien des locaux privés, blanchissage, transports, etc…), la partie de leur salaire correspondant à cette activité doit être comptabilisée séparément, comme prélèvements à titre privé.
Enfin, le salaire versé pour des prestations de travail de tiers (employés temporaires, employés à la tâche ou sous mandat) sera également inscrit dans le groupe de compte séparé par exemple 5900 Employés temporaires.
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