Les données comptables dans le cloud

Durant de nombreuses années, j’ai tenu la comptabilité de l’entreprise de mon épouse avec un logiciel installé sur mon ordinateur. Il fallait veiller à faire les mises à jour, à prévoir des sauvegardes à intervalles réguliers. Il ne fallait pas que l’ordinateur tombe en panne quelques jours avant de déposer les comptes auprès de l’organisme agréé qui opère la vérification des comptes avant de transmettre ces précieux documents aux impôts.

Bon, avec un peu de rigueur, de gestion minutieuse de mon ordinateur, de mises à jour régulières du logiciel (moyennant finance !), je n’ai pas connu de soucis de fond. 


Un nouveau monde !

L’organisme que j’évoquais plus haut m’a proposé, il y a deux ans, de passer à une version de logiciel en ligne, dans le cloud ou nuage.

On m’a fourni un accès pour tester et j’ai tout de suite été séduit. Un identifiant, un mot de passe et hop ! Un accès direct à ma comptabilité.

Pas de logiciel à installer, pas de sauvegardes à faire ni de mises à jour, car l’hébergeur s’en charge.

L’accès se fait depuis tout poste connecté à Internet. Lors d’un voyage lointain par exemple, l’ordinateur reste à la maison. Si c’est nécessaire, la compta est accessible depuis l’hôtel où l’on séjourne dans un coin du monde !


Bon, un peu de définition : le cloud computing

Généralement, on définit le cloud computing comme le fait d'utiliser des ressources informatiques à distance (via internet), par exemple pour sauvegarder des documents, des fichiers, etc. sur des serveurs mis à disposition par un prestataire.

“Le cloud se caractérise par la simplicité d'un service à la demande, le paiement à l'usage, un accès léger depuis tout type de terminal et enfin, par la virtualisation et la mise en commun de ressources qui peuvent être réparties sur le monde entier.”  


Votre adresse Gmail, un email mais pas seulement !

Beaucoup de personnes disposent d’une adresse Gmail pour envoyer et recevoir des emails. Vous aussi, certainement !

Mais si vous regardez bien votre écran, en plus de Gmail, ce prestataire bien connu met à votre disposition de nombreuses applications en ligne :

  • Docs pour le traitement de texte
  • Sheets pour le tableur
  • Slides pour le diaporama
  • Drive pour la gestion de vos fichiers, sorte de disque dur en ligne
  • Agenda
  • Et bien d’autres !

Ces outils sont très axés sur le partage. Vous souhaitez, par exemple,  partager une photo de vos vacances. Votre petit dernier a fait un stage de voile dans le Golfe du Morbihan.

Il suffit de communiquer le lien à vos amis : en voici un exemple.

Au niveau professionnel, vous pouvez partager un document de traitement de texte avec un collègue de travail qui officie à l’autre bout du monde et réaliser ainsi une co-écriture en direct (synchrone) ou en différé (asynchrone). Cette personne peut se trouver à Morges tout près de chez vous ou à Valparaiso au Chili. On ne parle plus de distance géographique !

Une vidéo pour expliquer cela vaut mieux qu’un grand discours : 

 

 


Et qu’en est-il de vos données?

Je perçois que vous vous posez la question “Et mes données” !

Sont-elles en lieu sûr ? Où se trouve ma comptabilité ? Sur un serveur en Suisse, aux États-Unis ou ailleurs ?

En cas de souci informatique de mon prestataire, vais-je perdre toutes mes saisies ? Aurai-je un recours juridique ? Il ne s’agit pas d’être paranoïaque, seulement prudent.

La Commission Nationale Informatique et libertés (en France) a édité un guide pour que vous utilisiez au mieux le cloud en veillant à la sécurité de vos données.

“D’un point de vue juridique, la CNIL constate que le Cloud computing  soulève un certain nombre de difficultés au regard du respect de la législation relative à la protection des données personnelles, en particulier dans le cas du Cloud public. Ces difficultés sont amplifiées dans le cas des offres standardisées avec des contrats d’adhésion ne laissant pas aux  clients la possibilité de les négocier. De manière générale, il est constaté que les clients souffrent d’une insuffisance de transparence de la part des prestataires de Cloud quant aux conditions de réalisation des prestations, notamment sur la sécurité et sur la question de savoir si leurs données sont transférées à l’étranger, et plus précisément à destination de quels pays.”

Dans le cas de la comptabilité en ligne, il est absolument nécessaire d’être bien informé du devenir des données que l’on dépose sur un cloud. Il est préférable de se rapprocher des services informatique et juridique de son entreprise. Ceux-ci vont identifier à la loupe les risques potentiels et les garanties proposées par le prestataire de service.

“En tant que responsables du traitement, les clients de services de Cloud computing doivent s’assurer qu’ils sont en mesure de remplir leurs obligations. Pour ce faire, ils doivent choisir des prestataires garantissant la mise en place de mesures de sécurité et de confidentialité appropriées, et qui soient transparents vis-à-vis de leurs clients sur les moyens employés pour exécuter leurs prestations (transfert de données à l’étranger, recours à des sous-traitants, politique et mesures de sécurité, etc.).” 

Et en Suisse, on veille au grain aussi !

“De plus en plus d’entreprises, d’autorités et d’institutions confient le traitement de leurs données à des entreprises externes, misant sur l’informatique en nuage (cloud computing). Les applications et les données ne se trouvent donc plus sur les réseaux internes, mais dans le nuage, et l’accès aux données, aux services et à l’infrastructure se fait à distance.”


Télétravail et cloud computing

“En 2017, le télétravail bat de nouveaux records. Le nombre de personnes qui travaillent à distance n’avait jamais été si élevé, et les plateformes cloud contribuent grandement à ce nouveau phénomène.”

Cet article évoque 5 façons dont le cloud computing transforme le travail au quotidien. 

Citons-en trois :

  • Temps réduit dans les transports ;
  • Plus de temps dédié à la communication ;
  • Meilleure flexibilité des horaires de travail.

Ce matin, je participais à un jury de validation d’une attestation nationale française concernant une vingtaine d’apprenants :

  • J’étais à mon domicile en lien direct avec le jury. Cent cinquante kilomètres d’économisés et deux heures de route ;
  • Ce temps épargné m’a permis de finir cet article ;
  • ...

On pourrait ajouter que le cloud computing favorise la formation initiale et continue des adultes. Prenons l'exemple de Betterstudy qui permet de se former en ligne à la comptabilité et de communiquer avec un formateur ou une formatrice.

La semaine prochaine, je fais passer une soutenance à un étudiant qui réside au Mali et à une étudiante de la région de Nantes. J'accompagnerai en direct une personne de Marseille et une autre résidant en Auvergne à la préparation de ce diplôme.

Imaginez un instant que je fasse tout en présence !

Je réalise cet accompagnement depuis ma résidence au bord du lac Saint Point, tout près de la frontière suisse et de Vallorbe.

Un identifiant, un mot de passe et vous entrez en formation !

 

(1) Site de la CNIL (Organisme français)

(2) Sur le site de la CNIL (Paris)

(3) Rapport de la CNIL déjà cité

(4) Sur le site du Conseil Fédéral

(5) Source Lebigdata

Jacques Cartier

Jacques Cartier

Jacques Cartier est Consultant Expert International et anciennement Enseignant honoraire à l’Université de Franche-Comté. ll est titulaire d'un Master en Ingénierie Pédagogique dans des Dispositifs Ouverts et à Distance Unité de Formation et de Recherche Sciences du Langage, de l’Homme et de la Société – Besançon en France. C'est un ancien Expert pour la Mission Numérique pour l’Enseignement Supérieur français à Paris.