Une méthode pour mieux gérer votre temps

Zen To Done: Une Méthode Simple et Minimaliste Ultra Efficace

Zen to Done ou ZTD est une méthode applicable dans la vie de chaque jour en vue de mieux l’organiser et la gérer. Elle se base sur dix principes notamment : la collecte, le traitement, la planification, la gestion, la mise en place d’un système simple et qui a fait ses preuves, l’organisation, la revue hebdomadaire, la simplification, la mise en place des routines et la passion.


Cela peut être utile de créer une bonne routine par exemple pour apprendre. L'organisation est un facteur clé de succès lorsque l'on est en formation. C'est pourquoi, nous vous proposons ici de découvrir une méthode qui montre une approche systématique et qui a fait ses preuves.

Définition de ZTD

Il s’agit d’un dispositif composé de dix habitudes qui vous permettent de mieux organiser et gérer votre vie aussi bien personnelle que professionnelle. Ce qui rend la méthode ZTD attractive est sa flexibilité car vous pouvez sélectionner les habitudes qui vous conviennent le mieux et qui s’adaptent à votre mode de vie pour les mettre en application. Chaque habitude doit être pratiquée individuellement entre deux à trois fois pendant une durée d’un mois, avant d’exercer la suivante.

Il est tout à fait normal de rencontrer des difficultés au départ pour s’adapter mais l’intégration de ces habitudes devient beaucoup plus aisée avec le temps et un peu d’assiduité.

Au bout de quelques mois, vous aurez intégré et maîtrisé toutes les habitudes pour bénéficier d’un mode de vie plus organisé et plus efficace. Que cela soit dans le but de vous lancer dans une formation ou tout simplement une meilleure gestion de votre quotidien, cela vous sera utile.

1-La collecte

Vous gagnerez du temps en notant noir sur blanc les tâches à faire au cours de la journée, les idées pour votre projet professionnel, les informations sur un sujet qui vous intéresse, etc. Une telle méthode vous garantira de ne rien oublier.

Vous pouvez utiliser des fiches, un carnet, un smartphone ou tout autre support qui soit à votre portée pour la prise de notes et qui soit consultable rapidement, en tout temps et en tout lieu.

2-Le traitement

Il ne faut pas que les tâches s’accumulent. Il faut les traiter au fur et à mesure. Il n’est plus question que laisser grossir la pile de votre courrier, vos factures, ou encore les emails de votre courrier électronique, etc.

Il vaut mieux passer à l’action en jetant ce qui n’est pas nécessaire, en délégant à votre secrétaire une partie des tâches si vous avez la chance d'en avoir un-e, en classant ce qui est important et en adoptant une routine pour le traitement des différentes tâches en vue de ne rien laisser traîner.

3-La planification

Prévoyez chaque semaine un moment pour dresser la liste des tâches les plus importantes et les planifier en fonction de leur priorité. Il serait pertinent de vous occuper au quotidien d’une ou deux tâches importantes afin de vous en débarrasser le plus tôt possible.

4-L’action

Vous devez choisir une tâche parmi les plus importantes pour vous y focaliser en reléguant les autres à plus tard. Le but est de vous permettre de vous concentrer sur une chose à la fois en éliminant toute source de distraction comme le téléphone, l’internet, la télévision ou autres.

Pour pousser les choses plus loin, il est possible d’utiliser un chronomètre ou minuteur afin de mesurer le temps de concentration. Evidemment, le plus longtemps est le mieux (jusqu'à votre limite).

Dans le cas où vous êtes interrompu dans votre tâche par toute autre requête, il suffit de prendre note de ce qui vous étiez en train de faire ou de l'endroit où vous en étiez avant l'interruption, puis reprendre votre tâche initiale dès que possible. Il est hautement déconseillé de vous occuper de plusieurs choses à la fois.

5-La mise en place d’un système simple et qui a fait ses preuves

Pour mieux organiser vos tâches et projets, vous pouvez mettre en place une liste contextuelle qui résume les tâches relatives au travail, aux courses, à la maison, etc. Mais il vaut mieux toujours miser sur la simplicité au lieu de se compliquer la vie, ce qui va nécessiter beaucoup de temps et d’efforts.

Pour consigner votre liste, vous pouvez opter pour l’outil de votre choix : un carnet, votre smartphone, votre ordinateur ou des fiches cartonnées. Il ne suffit pas d’établir la liste car il faut la consulter régulièrement soit de façon quotidienne ou hebdomadaire afin d’assurer le suivi de ce qui était et ce qui reste à faire.

6-L’organisation

Une bonne organisation se base sur le traitement rapide des tâches, ainsi pour le courrier par exemple, il vaut mieux en faire le tri pour traiter immédiatement les urgences, envoyer le courrier à déléguer à la personne en charge, mettre dans la poubelle les publicités et les flyers, etc.

A nouveau, il vaut mieux faire le tri immédiatement et agir tout de suite au lieu de laisser traîner les choses. Un tel comportement permettra d’avancer dans l’exécution des différentes tâches et de garder le bureau rangé et ordonné. C’est également un moyen efficace pour pouvoir vous concentrer sur le travail à faire au lieu d’être déconcentré par la pile du courrier.

7- La revue hebdomadaire

La méthode Zen To Do repose sur la revue hebdomadaire de la liste établie à travers la mise en place d’un bilan récapitulant les objectifs annuels, les progrès réalisés au cours de la semaine écoulée et les actions à entreprendre dans les jours à venir. Il est possible aussi de prévoir un bilan mensuel pour réviser les buts et les réalisations de même que les objectifs sur le long terme.

8-La simplification

Vous aurez intérêt à vous concentrer sur l’essentiel et de vous débarrasser du futile. En effet, en essayant de tout faire à la fois, vous risquez de ne rien faire tout en étant surbooké. L’idéal est de se focaliser sur les tâches les plus importantes. D’ailleurs, la méthode ZTD vous incite à relire votre liste de tâches et projets à faire et de supprimer tout ce qui n’est pas essentiel.

Pour faciliter les choses, il serait intéressant de simplifier les tâches et les engagements et de vérifier la coïncidence des objectifs à court terme avec les buts mensuels et annuels. Il faut mieux parcourir votre listing au quotidien de même que de façon périodique.

9-La mise en place de routines

L’absence de structure bien définie mène au chaos, c’est pourquoi il est plus sain d’adopter des routines et des habitudes pour gagner en efficacité et en pertinence.

A titre d’exemple, au cours de la matinée vous pouvez inclure dans votre routine la vérification de vos listes contextuelles, la consultation de votre calendrier de rendez-vous, le listing des tâches les plus importantes à faire au cours de la journée, la pratique du sport, la consultation du courrier, entre autres.

Vous pouvez choisir vos habitudes en fonction de vos besoins. Pour la routine du soir vous pouvez rédiger votre journal, préparer les tâches de la journée suivante, revoir les objectifs réalisés au cours de la matinée, entre autres.

Pour mieux étoffer votre routine, vous pouvez prévoir une tâche particulière au quotidien, par exemple prévoir une journée pour laver le linge, faire les courses, sortir avec vos amis ou rendre visite à de la famille, etc. Vous adoptez les routines qui cadrent au mieux avec votre style de vie.

10-La passion

Dans le cadre de la ZTD on peut inclure la méthode Getting Thing Done (GTD) qui évite la procrastination. En effet, vous aurez tout intérêt à vivre votre passion en réalisant des choses qui vous intéressent. Ainsi, en aimant votre activité professionnelle, vous fournissez plus d’efforts sans jamais vous lasser.

Il est donc très important d'identifier les activités qui vous passionnent et qui vous aident à mieux vous impliquer dans ce que vous faites. Si votre travail vous passionne chaque tâche est considérée comme une récompense et non pas comme un boulet qui vous pèse.

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.