La vie professionnelle d’un responsable des finances peut s’avérer très mouvementée comme vous pourrez le constater avec ce partage d’expérience.
Heureusement, ce n’est pas le quotidien de tous les comptables et financiers. Toutefois, pour celles et ceux qui ont le goût de l’aventure et de l’expatriation, il est intéressant de saisir les opportunités professionnelles qui se présentent afin de pimenter son parcours et enrichir ses expériences.
L’expérience présentée ci-dessous est riche d’enseignement pour toute prise de poste, que cela soit en Suisse ou à l’étranger.
Voici le récit de Yann Moll. Avec sa riche expérience de la finance et la comptabilité, il a accepté de partager un épisode de son entrée en poste en tant que Directeur financier dans une chaîne d'hôtel.
Mon arrivée comme Directeur Financier en Angleterre
De Bucarest à Maindenhead
Genève, il y a bientôt 20 ans. Le poste que j’occupe vient d’être mis redondant par la Direction Régionale de la chaîne d’hôtelière à laquelle j’appartiens. Le package expatrié que je demande pour le poste de Directeur Financier dans l’établissement que j’ai contribué à ouvrir à Bucarest est refusé.
Si je ne veux pas me retrouver sans emploi, je n’ai d’autre choix que d’accepter la proposition qui m’est offerte de devenir Directeur Financier d’un hôtel 4 étoiles, 5ème centre de profits de la région Europe, Moyen-Orient, Afrique, dans la ville de Maindenhead, au sud-est de l’Angleterre.
Deux vols plus tard, Bucarest - Londres pour rencontrer le Directeur General, puis Londres - Genève, je me retrouve assez vite à mettre mes affaires en garde meubles. Je finis par atteindre la Grande Bretagne dans une voiture fort chargée lancée à vive allure.
Une situation pas très reluisante
Le premier choc intervient le lendemain, lorsque je découvre le bureau de la comptabilité. Le bureau est situé en sous-sol, la lumière du jour visible qu’au travers de cinq fenêtres situées en hauteur, avec une vue sur le gazon.
L’endroit est dans un état de saleté et de désordre qui ne semble choquer que moi. Moment de solitude…
En tant que Directeur du département, j’ai droit à un espace isolé du reste du bureau. Des murs en bois peints me séparent du reste de bureau. Ils sont munis de fenêtres pour voir les différents bureaux occupés par mon équipe. Je salue chaque personne avant de me présenter à l’ensemble de l’équipe.
Sans Directeur Financier depuis 9 mois, plusieurs employés compétents ont fini par donner leur démission. Je trouve là un groupe composé de gens soit trop âgés pour chercher autre chose, soit nouvellement recrutés et sans formation.
Il y a aussi un assistant de 56 ans qui quitte l’entreprise la semaine suivante après la clôture mensuelle, une dame proche de la retraite en charge des salaires, une autre en charge de la gestion des stocks. Il y a encore quelques jeunes femmes d’une vingtaine d’années qui remplissent mécaniquement les tâches selon les instructions de l’assistant.
Tout ce petit monde bien sympathique, vêtu de l’uniforme fourni par l’hôtel, me fait bon accueil. En tant que membre de la Direction, j’ai le privilège de porter mes propres costumes cravate.
Etat des lieux
Avant de m’atteler à ma tâche, en bon helvète, la première chose que je fais est d’aller en plonge. Je reviens dans mon bureau avec un seau d’eau lessiveuse et un autre d’eau claire pour le laver et découvrir qu’il est de couleur gris-clair.
La situation au niveau comptable est bien pire que le cadre dans lequel je travaille, puisqu’aucune réconciliation bancaire ou tout autre compte de bilan n’a été fait depuis 9 mois.
La plupart des tâches sont réalisées à la main, y compris le livre de caisse et certains journaux comptables. Quant aux virements, que ce soit pour payer les fournisseurs ou les salaires, ils sont réalisés sur un vieux PC muni de disquettes souples 5 pouces 1/4.
Remettre une telle situation en ordre s’avère bien plus complexe que de démarrer de rien comme je l’ai fait à Bucarest. La mentalité insulaire de nos amis anglais n’aide pas. Je dois alors user de mes talents de négociateur (adaptive influencing en anglais) pour faire admettre certaines propositions. En effet, le fait de modifier la façon de faire ancestrale permet d’obtenir un meilleur résultat, et ce plus rapidement.
Seule une collaboratrice à mi-temps s’occupe d’envoyer les factures débiteurs entassées par pile un peu partout. Cela explique facilement le délai moyen de paiement de quatre mois ou plus.
Côté comptabilité fournisseurs, bien qu’il soit aisé de payer plus rapidement que d’encaisser l’argent des factures clients non envoyées, des monceaux de relances jonchent le bureau de l’employée. Elle se sent découragée avant même de commencer sa journée de travail.
Phase d’observation et extinction des premiers incendies
Ma première semaine consiste à bien observer la façon de travailler de chacun et suivre de près l’assistant dans le déroulement de la clôture comptable mensuelle. Une fois les comptes publiés et mon adjoint parti, je me dois d’engager du personnel, avec l’aide de ma collègue du département des Ressources Humaines.
Contrairement à la situation suisse, ce sont les employeurs qui se trouvent en situation de demandeurs. Il n’est pas rare que des candidats ne viennent pas à l’entretien d’embauche.
La mentalité insulaire, le plus grand défi
Je tente de convaincre le Directeur Général qu’il serait moins coûteux et préférable pour l’organisation d’embaucher moins de personnes, mais de mieux les payer. Bien qu’il m’attende au tournant, je réussis au bout du compte à lui en faire la démonstration. Avec une moyenne hebdomadaire de travail de 70 heures par semaine les 6 premiers mois, j’opère une réorganisation totale.
Fort de mes connaissances comptables et des standards de la chaîne, sans parler des logiciels et de mes précieuses disquettes 3 pouces ½, j’ai pu réaliser la vision que j’avais pour rendre les opérations efficaces et ainsi redresser la situation du département finance et comptabilité.
Réorganisation poste par poste
La personne en charge du contrôle des transactions journalières des points de ventes vient un vendredi soir. Elle croit que son cahier va « balancer » par magie les différents chiffres d’affaires avec les moyens de paiements, les débiteurs et les en cours, clients en séjour dans l’hôtel.
Je décide de la laisser aller en week-end et travaille jusqu’à 3 heures du matin sur un fichier Excel. Je tâche de bien protéger le fichier avec un mot de passe pour reprendre les données et lui permettre une réconciliation journalière. Le tout est repris dans un journal comptable automatique.
Celui-ci peut être recopié lors de la clôture mensuelle dans le logiciel comptable. Le lundi matin, et les quelques jours qui suivent, je lui consacre plusieurs heures pour lui expliquer en quoi consiste la tâche, quel est le résultat attendu et les moyens de trouver ses erreurs.
Côté factures clients, j’engage une personne d’expérience. Rapidement, elle envoie les factures aux clients, parfois de plusieurs semaines. Elle organise les dossiers et consacre des après-midis entiers à relancer les mauvais payeurs (appelés débiteurs douteux dans le jargon comptable) et obtenir les paiements. Au bout d’un ou deux mois, le délai des paiements clients tombe bien en dessous de celui des fournisseurs, ce qui réjouit le CFO du groupe.
Au niveau de la gestion du personnel, l’hôtel a obtenu la certification « Investor in People » qui impose notamment des formations croisées entre employés. La formation du personnel permet de couvrir les besoins en ressources humaines en cas d’absences diverses (vacances, maladie, accident, congé parental).
J’ai fixé une réunion d’information mensuelle par département ainsi qu’une session mensuelle de résolution d’un problème rencontré par le service avec l’ensemble de l’équipe. La solution agréée par toute l’équipe est minutée et appliquée sans réserve par tous.
La clôture annuelle intervient au bout de 5 mois après mon arrivée. Je vois débarquer les auditeurs internes puis externes, qui constatent les quelques dysfonctionnements que je n’ai pas encore pu résoudre. Avec l’aide du Directeur Général et de la Directrice Financière Angleterre, des rapports corrects sont édités.
Il me faut encore 5 mois supplémentaires avant que tout soit parfaitement sous contrôle jusqu’aux archives rangées et voir mes semaines de travail ne plus excéder 45 heures. De plus, tel le chef d’orchestre, je peux désormais m’absenter pour quelques réunions ou pour des vacances sans que le travail ne soit perturbé, chacun connaissant sa tâche à accomplir.
Quelques points que je retiens de cette éprouvante, mais riche expérience
Arriver dans un pays étranger demande d’ouvrir son esprit à la façon de penser des locaux. De plus, un grand effort d’analyse est nécessaire avant de proposer un changement des habitudes. Selon le contexte, le moindre changement peut être perçu comme un bouleversement tellement certaines habitudes sont ancrées.
Sans jugement et en toute impartialité, les changements nécessaires se négocient malgré tout sans trop de difficulté, à condition d’avoir en face de soi des gens avec un certain niveau de formation. En effet, la formation permet de développer des compétences multiples, comme la faculté de s’adapter à nouveaux contextes professionnels.
Je retiens aussi que le fait de vivre et travailler dans un pays n’a rien à voir avec un séjour touristique.
Selon mon expérience de la finance et de la gestion du personnel, mieux vaut avoir moins de personnes mais mieux payées. Elles seront ainsi plus motivées, mieux formées, fourniront un meilleur travail et ne penseront pas à changer d’emploi à la moindre contrariété.
Il est essentiel d’investir du temps, de l’énergie dans son travail et de garder un respect et une bienveillance dans la constitution et la formation de son équipe. C’est tout à fait primordial pour faire fonctionner une organisation sereinement et au long cours.
Il en va de même pour un service financier. Garder sa porte ouverte en permanence permet de tisser des liens plus forts avec les collaborateurs et collaboratrices. Certes, on est plus souvent interrompu dans son travail, mais on obtient tellement plus en informations, idées novatrices et en complicité.
Je retiens enfin qu’Excel et la langue anglaise sont mes deux couteaux suisses pour survivre partout en Finance.
Yann MOLL – mars 2017
