Habitude n°7 pour une bonne gestion de vos activités : la revue hebdomaire

7ème Habitude : La Revue Hebdomadaire

Délaisser ce qui est futile et non essentiel, est une façon de bien gérer les choses. Car, on se focalise dès lors sur ce qui est plus important. Il faut dire qu’en tant qu’humain, même l’individu le plus assidu et le plus discipliné peut se déconcentrer et perdre de vue, même momentanément, ce qui lui importe le plus.

Et ce même en la présence du système de planification le mieux élaboré. Rien d’étonnant! En effet, il envisageable qu’on se retrouve débordé par les différentes tâches personnelles et professionnelles à accomplir au quotidien. Un débordement qui peut aboutir sur une situation chaotique et difficile à contrôler.

Comment retrouver sa discipline et tout remettre en ordre? Justement à travers la mise en place d’un dispositif de revue hebdomadaire. Une telle révision permet de retrouver sa concentration et réviser ses objectifs afin que tout rentre dans l’ordre.

Le plus important est d’exploiter au maximum cette revue hebdomadaire qui permet d’examiner les objectifs et l’avancement de la réalisation mais de façon simplifiée. En plus de prévoir les actions à entreprendre pour atteindre les buts fixés et d’avancer dans leur concrétisation.

Quel que soit votre but, pour une meilleure gestion de votre temps et de votre énergie, il est intéressant d'appliquer des méthodes pour optimiser vos résultats. Cela peut être dans le but d'évoluer dans votre carrière, mieux progresser dans une formation qui débouche sur un diplôme, suivre un cours de perfectionnement professionnel, mener une activité associative, réussir un défi sportif, organiser et mettre en oeuvre un projet (gérer un événement, planifier vos vacances), etc.

Cela est particulièrement pertinent pour les participants-es de notre formation en comptabilité, c'est pourquoi nous rédigeons ce type d'articles.

Ci-après les cinq étapes à suivre pour avoir une revue hebdomadaire efficace et pertinente :

1-Fixer les objectifs à court et à long terme

Pour commencer il importe de revoir ses objectifs personnels et professionnels et de bien les noter. Evidemment il convient de sélectionner un but à réaliser au cours de l’année. Il est primordial de se fixer un seul but pour s’y concentrer à 100%, en se fixant plusieurs objectifs on risque de perdre le focus et de disperser ses idées et ses efforts.

Ensuite, il faut choisir un objectif à réaliser à court terme soit dans une semaine ou un mois et il doit être en corrélation directe avec le but annuel. Une fois cette tâche terminée, la revue hebdomadaire permettra de faire le suivi des progrès réalisés et de procéder à un recentrage sur les finalités fixées.

2-Revoir ses notes

Conformément à la méthode Zen To Done et dont l’une des principales habitudes est la collecte des données, il faut prendre des notes pour consigner ses objectifs, projets, idées, tâches ou autres. Mais il ne suffit pas de prendre des notes, mais de les relire régulièrement afin de voir ce qui est fait, ce qui reste à faire et les tâches inachevées. Une telle initiative ne prend en général que cinq à dix minutes mais elle permet de faire le suivi et de persévérer.

3-Parcourir son agenda

Jeter un coup d’oeil à son calendrier ou son agenda est une initiative des plus importantes, car ceci permet de garder un œil sur le temps de réalisation des tâches et voir s’il y a des tâches à reporter en cas de besoin. Une telle mission ne prend que quelques minutes mais elle est très importante, car il faut rendre l’habitude de parcourir son agenda de la semaine en cours et celle à venir en vue de mieux s’organiser.

4-Mettre à jour sa liste de tâches

Qu’on dispose d’une liste basique des tâches ou de liste contextuelle, il faut veiller à la mettre à jour. En parcourant la liste des choses à faire, on doit veiller à supprimer les tâches terminées et marquer les éléments prioritaires ou en cours et ceux qui peuvent être reportés ou mis en attente. Cette procédure ne dure qu’une dizaine de minutes, mais elle est de grande importance pour garder une liste actualisée et facile à exploiter.

5-Déterminer l’objectif de la semaine et les grosses pierres

Il est primordial de vérifier que l’objectif de la semaine écoulée a été atteint, afin de se fixer un nouvel objectif, sur lequel il faut travailler la semaine à venir. Dans le cas où le but de la semaine passée n’a pas été réalisé, il faut s’y atteler encore en procédant par fragments de tâches. L’idée est de le compléter dans les meilleures conditions possibles.

Il faut également penser à dresser la liste des tâches importantes à finaliser au cours de la semaine et les prévoir dans son agenda. Il serait pertinent de commencer la journée avec les tâches prioritaires avant de passer à autre chose. Il suffit d'en réaliser une à deux par jour pour éviter le surbooking.

Une demi-heure pour la revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire est une habitude à adopter impérativement. Elle ne prend qu’une demi-heure mais son effet est visible sur l’organisation du travail de la semaine et sur son avancement. Il faut être concentré et éviter toutes les perturbations et distractions comme l’internet, le téléphone, ou autres susceptibles de perturber cette procédure. En y consacrant 30 minutes de pleine concentration, la revue hebdomadaire sera efficace et pertinente.

C’est très important pour rester focalisé sur ses objectifs et les poursuivre avec assiduité et engagement. Il faut juste retenir qu’il est plus efficace de se concentrer sur un objectif à la fois, ce qui favorise sa concrétisation. En cas de besoin, il ne faut pas hésiter à le noter ou à l’imprimer pour l’accrocher à un mur ou un tableau afin de le voir à tout instant.

C’est une façon infaillible pour s’en rappeler et s’y concentrer en vue de lui donner vie à coup sûr.

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.