Habitude n°5 pour une gestion efficace de ses activités : un système simple et sûr !

5ème habitude : Avoir un système simple et sûr

Pour bien gérer son temps et gagner en efficacité et en pertinence, il faut avoir une liste des tâches bien établie. Une telle liste permet de garder un oeil sur ce qui reste à faire et de gérer les priorités. D’après David Allen l’initiateur du système Getting Thing Done, les tâches sont répertoriées en fonction de leur contexte à savoir : le travail, la maison, l’ordinateur, etc.

Ces conseils pour prendre des habitudes qui déboucheront sur plus de rapidité et d’efficacité d’exécution des tâches est applicable dans différents cas de figure. Pour la gestion de votre carrière, pour la gestion de votre formation, pour mieux apprendre un cours, pour une meilleure gestion comptable de votre administration privée (comptabilité personnelle), pour une gestion efficace de vos loisirs ou de votre vie de famille, etc.

Adopter une liste contextuelle de tâches facilite la consultation au lieu de se référer à un listing difficile à déchiffrer et totalement irréalisable. En ce qui concerne la méthode Zen To Done, elle se base sur un système simple et facile à mettre en application. Un tel dispositif se base sur trois éléments essentiels à savoir:

-La structure

Il s’agit en fait d’adopter un dispositif simple à mettre en place qui s’appuie sur des boîtes de réception, une liste de tâches, un calendrier et une référence. La méthode ZTD incite à l’usage de listes de tâches pratiques et faciles à exploiter. La simplicité de la liste est primordiale, mais il faut avouer que la liste contextuelle se révèle parfois assez difficile à actualiser au quotidien.

D’après la méthode ZTD, une liste doit être structurée comme suit :

-Catégorie « travail »: Elle comprend l’ensemble des tâches liées au domaine professionnel.

-Catégorie « personnel »: Elle compte l’intégralité des tâches personnelles.

-Catégorie « itinérant »: C’est une liste de tâches à exécuter en cas de déplacement.

-Catégorie « appels »: C’est une liste réservée aux appels téléphoniques.

-Catégorie « en attente »: Elle liste les choses à suivre en continu.

-Catégorie « un jour, peut-être »: Elle consigne les choses dont on ne peut ou ne veut pas s’occuper pour le moment. C’est une liste à consulter plus tard.

Peu importe la structure, ce qui prime est de définir avec précision et exactitude les grosses pierres (milestone) et les tâches les plus importantes parmi les catégories « travail » et « personnel » qui doivent être exécutées au cours de la semaine. Alors que les catégories : itinérant, appels et en attente, sont à parcourir en cas de besoin.

Enfin, il ne reste plus qu’à disposer d’un système de classement des papiers et des documents de référence ainsi que d’un calendrier pour s’appliquer à l’exécution des tâches dans le respect d’un timing bien précis.

-Les outils

Bien s’organiser passe aussi par le recours aux outils adaptés qui facilitent la vie. Il vaut mieux miser sur la simplicité pour gagner du temps au moment de la mise à jour. Il faut dire que les mécanismes adoptés par la méthode GTD (getting things done) sont assez compliqués à l’instar de Toodledo, Remember the milk, etc.

Des dispositifs laborieux ne facilitent pas les choses, c’est tout le contraire car il faut leur consacrer plus de temps. Or, ce temps est précieux car on peut le réserver à l’action. Et c’est là qu’intervient la méthode ZTD. Cette méthode préconise l’usage d’outils simples pour mieux se concentrer sur l’exécution des tâches et non pas sur les outils eux-mêmes. Mais dans ce cas, quels dispositifs sont à utiliser pour mieux gérer sa liste de tâches?

De nombreux outils peuvent être employés mais parmi les plus populaires on trouve le carnet Moleskine qui aide à la prise de notes. Il est possible de le remplacer par tout autre carnet pour noter ses tâches, ses idées, ses missions, ses projets, etc. Il est plus pertinent qu’un smartphone ou un portable car on n’a pas à se préoccuper de la recharge de la batterie ou de l’application à utiliser.

Il y a également le Hipster PDA, qui est très pratique et basique comme outil. Il s’agit en fait d’un paquet de cartes cartonnées attachées entre elles à l’aide d’un clip. On peut employer ces fiches pour noter les différentes tâches et prendre des notes, et une fois qu'elles sont pleines on les retire pour les remplacer avec des fiches vierges.

Il existe aussi Todolist, qui est également un outil de gestion des tâches des plus simples, qui offre une interface intuitive facilitant le suivi des tâches exécutées et celles qui restent à faire. Il est très pratique et ne dispose pas de fonctionnalités compliquées, vu qu’il est très basique d’où tout son intérêt.

Il suffit de sélectionner l’outil le mieux adapté à ses besoins pour dresser une liste des tâches à faire et les mettre en ordre en toute simplicité. Il est très important de se munir d’un calendrier pour respecter les échéances d’exécution des tâches et dans ce cas il est possible de recourir à Google Calendar, Outlook, ou un support papier, c’est au choix.

Il faut également avoir un dispositif de référence notamment pour le classement et l’archivage des documents et papiers. Il est possible de se procurer par exemple des dossiers suspendus et adopter un ordre alphabétique. Alors que pour les documents numériques, on peut opter pour le classement par dossier alphabétique ou par date.

-L’utilisation

L’action et l’utilisation du système de gestion de tâches constituent la phase la plus importante, car c’est la mise en pratique de ce qu’on a déjà préparé. Il est très important de faire le suivi et de consulter ses différents documents et dispositifs au quotidien. Il faut donc avoir l’habitude de parcourir sa liste des tâches journalières de préférence matin et soir.

En consultant cette liste au quotidien, la vie devient mieux gérée, plus organisée et plus productive aussi.

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.