Habitude n°2 - pour bien gérer vos activités : traiter !

ZTD seconde habitude: Traiter!

Traiter vos informations est une chose à apprendre pour une bonne gestion de vos activités. Une fois que vous aurez pris cette habitude de traiter l’information, vous verrez que globalement, vous gagnerez du temps. Vous exécuterez ces tâches de traitement d’informations rapidement et sans effort car cela sera automatisé chez vous.

Une gestion intelligente du temps et des priorités est synonyme de succès que cela soit pour votre vie quotidienne, votre vie professionnelle ou pour un projet qui vise à obtenir un diplôme.

L’organisation de la vie commence par la collecte d’informations utiles. Néanmoins, le processus ne peut être complet que dans la mesure où on traite ces données. La gestion des informations est donc l’étape qui vient après la collecte d’informations.

Evidemment, il faut veiller à ce que le traitement se passe dans les plus brefs délais et faire le tour de toutes les tâches présentes sur le bloc-notes ou les mails non lus ainsi que toutes les choses à faire de la boîte de réception. Autrement dit, il faut que tout soit traité et ne rien laisser traîner.

Il est primordial d’éviter la procrastination qui guette toute personne laissant son courrier, ses factures, ses notes, sa comptabilité, la poursuite d’un cours ou repousser de commencer sa formation et ses différentes tâches se cumuler sans les gérer au fur et à mesure.

Et c’est une source de désorganisation et une entrave à la prise de décision que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle. Il vaut mieux traiter les choses promptement et prendre des décisions avec un impact fort pour tout mettre en ordre.

Il convient de prendre les choses en main en traitant le courrier et les messages électroniques (emails) au moins une fois par jour et plusieurs fois dans la journée si nécessaire. Il vaut mieux éviter d’avoir plusieurs boîtes de réception afin de faciliter la gestion des tâches et terminer leur traitement plus rapidement.

En optant pour un nombre de boîtes de réception limité, vous gagnerez du temps et organiserez mieux votre vie en devenant plus pratique et pragmatique.

Pour gagner en pertinence, il convient d’évaluer les différents moyens et outils de collecte de l’information pour ne garder que les plus efficaces et les plus utiles qui apportent une réelle valeur ajoutée. Après un premier tri, on peut définir les boîtes emails à éliminer et celles susceptibles d’être combinée à d’autres.

On peut procéder de la même façon afin de mieux organiser les emplacements dédiés au courrier physique (reçu par la Poste), aux factures et sa comptabilité personnelle (relevés bancaires, paiements), aux notes personnelles ou professionnelles, la liste des courses, etc.

On peut établir deux lots : un pour les tâches personnelles et un autre pour les professionnelles. Une telle démarche permettra de réunir les documents et les données en deux grandes piles au lieu d’en avoir plusieurs.

Le traitement régulier de tous les documents prévient la saturation des différentes boîtes de réception et l’empilage des données et des tâches qui dégénèrent en stress. C’est la situation qu’on cherche à éviter coûte que coûte. Il faut donc prendre le contrôle des choses en traitant les différentes tâches régulièrement et au quotidien pour les intégrer dans les habitudes de chaque jour.

Bien entendu, certains éléments doivent être contrôlés plusieurs fois par jour comme les emails par exemple, mais il ne faut pas qu’un tel procédé tourne à l’obsession entraînant une perte de temps inutile et entravant la réalisation des autres tâches de la journée. Rien ne doit empiéter sur la productivité d’un individu ou sur sa vie réelle.

Il s’agit pas par exemple de consulter ses messages à chaque fois qu’il y a une notification sur son smartphone.

En vue de bien faire les choses sans tarder, il vaut mieux adopter une méthode très efficace à commencer par le traitement de chaque boîte de réception, en prenant des décisions rapides et en avançant du haut vers le bas.

L’essentiel est de tout traiter avec assiduité et sans rien reporter. Ensuite, il vaut mieux supprimer les éléments inutiles. En ce qui concerne les choses qui peuvent être déléguées, il ne faut pas hésiter à solliciter l’aide d’autrui afin de s’en débarrasser rapidement et avancer dans le traitement des autres tâches. Pour les points qui ne requièrent pas beaucoup de temps il convient de les traiter sur le champ, alors que pour celles nécessitant plus de temps, il est possible de les reporter à plus tard pour s’y concentrer profondément.

Dans le cas où un document, une note ou information constitue une simple référence, il vaut mieux la classer rapidement pour éviter l’encombrement. Il est très important de passer toujours à l’action au lieu d’adopter un comportement passif et improductif. Il est primordial de classer, de supprimer ou de traiter les données et de ne rien laisser dans sa boîte de réception. Il faut veiller à la vider en totalité.

Cette tâche sera plus efficace et plus rapide dès qu’on ne détient qu’un nombre limité de boîtes de réception. Une fois tout le travail de la journée traité, il serait temps de s’accorder une petite récompense et de se réjouir de ses réalisations et de son assiduité.

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.