Die Digitalisierung hat sich bereits auf viele verschiedene Lebensbereiche, privat als auch beruflich, ausgewirkt und hat so einiges an Veränderung mit sich gebracht. Besonders für Unternehmen bedeutet dies allerdings, sich Veränderungen und den Wandel anzunehmen, um vor allem wettbewerbsfähig bleiben zu können. So ist unter anderem ebenso die Buchhaltung davon betroffen, da sich bei den bisher überwiegend manuellen Abläufen einiges an Optimierungspotential anbietet. Doch die digitalisierte Buchhaltung ist nicht nur essentiell für die Konkurrenzfähigkeit, sondern bringt außerdem zahlreiche weitere Vorteile mit sich. Von welchen Vorzügen ein Betrieb im Zuge dieser Erneuerung profitiert, was man grundsätzlich unter dem Begriff digitalisierte Buchhaltung versteht und wie man eine solche Umstellung am besten angeht, wird im Folgenden erläutert.
Was kann man sich unter der digitalisierten Buchhaltung vorstellen?
Die digitalisierte Buchhaltung basiert auf Technologie und revolutioniert dadurch die bisherige Buchführung, indem sie unter anderem viele Teilprozesse vollkommen automatisiert. So lassen sich Belege per Smartphone-Foto im Handumdrehen online hochladen, Rechnungsverarbeitungen geschehen ganz von alleine, Echtzeitdaten sind jederzeit abrufbar, die manuelle Dateneingabe erübrigt sich und vieles mehr! Zudem lassen sich häufig weitere Tools einbinden, beispielsweise zur Berechnung der Pendlerpauschale, welche zusätzliche Erleichterungen für das Finanzteam bringen. Kurz zusammengefasst zeichnet sich die digitalisierte Buchhaltung dadurch aus, dass die Effizienz um ein Vielfaches gesteigert, Abläufe beschleunigt, Ressourcen eingespart und die Genauigkeit der Buchhaltung gesteigert wird.
Welche Vorteile ergeben sich für ein Unternehmen durch die digitalisierte Buchhaltung?
Sowohl im beruflichen als auch im privaten Alltag spielt Buchhaltung eine wichtige Rolle, weshalb mit Sicherheit vielen bewusst ist, wie arbeits- und zeitintensiv diese Aufgabe ist. So können Unternehmen von der digitalisierten Buchhaltung zum einen von Ressourceneinsparungen, wie Zeit und Aufwand, als auch von den weiteren Vorteilen profitieren:
- Reduzierung von Aufbewahrungs- und Personalkosten
- Minimierung von manuellen Fehlern
- Umweltschonend, dank papierlosen Abläufen
- Bessere Datensicherheit
- Erhöhter Schutz vor Steuerhinterziehung
Um diese Vorteile jedoch genießen zu können, ist zum einen eine ausreichende Einschulung für alle Beteiligten und zum anderen ein schrittweiser Übergang auf die digitalisierte Buchhaltung vonnöten!
5 Schritte zu einem erfolgreichen Umstieg auf eine digitalisierte Buchhaltung
Nun stellt sich noch die Frage, wie man von der manuellen auf eine digitalisierte Buchführung umsteigt. Denn jede Erneuerung und Umstrukturierung innerhalb eines Unternehmens gehört gut geplant, da nur s0 eine erfolgreiche Digitalisierung möglich ist. Hier ist der Weg zur digitalisierten Buchhaltung in 5 Schritten erklärt:
1. Aufstellung eines Zeitplans
Allen voran ist es besonders wichtig, zu Beginn einen realistischen Zeitplan anzufertigen, welcher aus mehreren kleinen Etappen und Zwischenschritte besteht. Eine solch große Umstellung kann und sollte nämlich niemals auf einem Schlag vonstattengehen, sondern schrittweise erfolgen, um jederzeit Adaptierungen und Verbesserungen vornehmen zu können. Der Zeitplan sollte dabei unter anderem
- die benötigten Ressourcen, wie Zeit und Personal,
- Meilensteine
- und weitere Unterstützung
beinhalten. Häufig wird außerdem Hilfe von dem jeweiligen Anbieter, beziehungsweise dem Berater, der ausgewählten Software für den Erstellung- und Umsetzungsprozess angeboten.
2. Geeignete Buchhaltungssoftware wählen
Des Weiteren erhält man im Zuge der Anfertigung eines Zeitplans auch einen guten Überblick über sämtliche Funktionen, die eine Software für das entsprechende Unternehmen mitbringen muss. Die Optionen an gebotenen Programmen sind heutzutage enorm, weshalb die schlussendliche Wahl auf den vorhandenen Bedürfnissen basieren sollte. Nur so wird sichergestellt, dass es zu keinen Beeinträchtigungen kommt und zugleich nicht zu viele Kosten für ungenutzte Features entstehen.
3. Einrichten von Schnittstellen
In der Regel verfügt ein Betrieb bereits über bestehende Systeme, wie beispielsweise ein Lohnverrechnungsprogramm oder eine Warenwirtschaftssoftware. Um daher diese Tools so effizient wie möglich in Kombination mit der digitalisierten Buchhaltung nutzen zu können, bedarf es Schnittstellen. Das Ergebnis ist ein wertschöpfendes Gesamtpaket, welches eine digitale Informationsübernahme ohne Datenverluste bietet.
4. Auf Konformität prüfen
Sämtliche Systeme und angebundene Programme der digitalen Buchhaltung müssen noch dazu auf die gesetzlich vorgeschriebenen GoBDs geprüft werden. Dies ist natürlich landesabhängig, weshalb darauf geachtet werden muss, ob es sich beispielsweise um eine Schweizer Buchhaltung oder um eine andere länderspezifische handelt.
5. Testphase ausnutzen
Bevor es zur Finalisierung und zu einem Vertragsabschluss mit einem Software-Anbieter kommt, ist es sinnvoll, eine Testphase zu nutzen, sofern eine angeboten wird. Dabei können Schnittstellen geprüft, reibungslose Abläufe gecheckt und mögliche Fehlerquellen aufgedeckt werden.
Natürlich können diese Schritte je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Schnittstellen ein wenig abweichen. Dennoch ist dies eine gute und strukturierte Vorgehensweise, um eine digitalisierte Buchhaltung in einem Betrieb zu etablieren.
Fazit
Sich dem Wandel anzupassen ist besonders für Unternehmen äußerst essentiell, um die Effizienz zu steigern, das weitere Fortbestehen zu sichern und wettbewerbsfähig zu bleiben. So ist es unter anderem sinnvoll auf eine digitalisierte Buchhaltung umzusteigen, da sich dadurch Ressourcen, wie Mitarbeiter und Zeit, einsparen lassen, sich die manuelle Fehlerrate reduziert, eine erhöhte Datensicherheit geboten wird, die Prozesse umweltschonender ablaufen und vieles mehr! Doch ein solcher Umstieg gehört gut geplant und in Teilschritte zerlegt. Zu Beginn sollte daher unbedingt ein realistischer Zeitplan erstellt werden, welcher sowohl benötigte Mittel und Zwischenziele beinhaltet. Darauf aufbauend lassen sich folglich auch die jeweiligen Bedürfnisse an eine Buchhaltungssoftware erkennen, die bei der Auswahl entscheidend sind. Ebenso darf man nicht auf das Einrichten von Schnittstellen und auf das Prüfen der Konformität vergessen. Wird noch dazu eine Testphase angeboten, ist es empfehlenswert, diese auf alle Fälle zu nutzen und so mögliche Schwierigkeiten aufdecken zu können.
