Il est très fréquent qu’on se sente surmené et d’avoir mille et une choses à faire, sans jamais avoir le temps nécessaire pour tout terminer. C’est l’un des grands paradoxes de notre époque. Nous disposons de tous les outils sensés améliorer notre vie et pourtant nous sommes de plus en plus stressés. Et c’est là qu’intervient la méthode GTD, « getting things done », créée par David Allen.
Il s’agit d’un dispositif qui permet d’être plus efficace aussi bien dans sa vie personnelle que professionnelle. En effet, cette méthode peut être adoptée pour organiser son courrier et ses mails ou pour mieux gérer ses grands projets. David Allen présente trois idées principales qui se résument comme suit :
1-Le cerveau n’est pas fait pour accumuler les choses
Il paraît que nous disposons tous d’une grande aptitude d’assimilation mais contrairement à ce qu’on peut croire le cerveau n’est pas destiné à stocker les informations mais à créer et à imaginer. L’une des illustrations les plus intéressantes est une anecdote qui concerne Einstein. Ce dernier qui est répété pour son intelligence et sa vivacité a été confronté à une situation qui peut paraître singulière.
En effet, un jour l’un de ses collègues lui a demandé son numéro de téléphone, et Einstein s’est trouvé dans l’incapacité de lui énoncer le numéro de mémoire. Son collègue s’est amusé à le titiller en lui disant : comment quelqu’un d’aussi intelligent que toi, toi qui es le scientifique le plus brillant de tous les temps, n’est même pas capable de donner ton propre numéro de téléphone?
Et Einstein a répondu : A quoi ça sert de retenir mon numéro alors que je l’ai écrit quelque part sur mon carnet. Pour ce génie de la science le cerveau est fait pour réfléchir, créer et imaginer, et non pas pour enregistrer des informations. D’ailleurs, à notre époque, de nombreux outils sont disponibles pour nous servir d’éléments de stockage comme les disques durs, les répertoires téléphoniques ou les applications telles qu’Evernotes, etc. qui nous permettent de nous désencombrer l’esprit.
2-L’esprit comme l’eau
Cette notion nous vient du karaté. Se libérer l’esprit de tout souci et se focaliser entièrement sur l’objectif à atteindre. Une telle méthode permet d’exploiter pleinement ses ressources et ses aptitudes. La référence à l’eau provient d’une comparaison très intéressante.
En effet, si on jette un petit gravier puis un énorme caillou dans un étang, l’eau va répondre de façon parfaitement proportionnelle à la masse et à la force de l’objet jeté. Ainsi de petites vaguelettes seront formées pour le gravier et des ondulations plus importantes pour le caillou.
Et il en va de même pour des personnes qui n’ont pas cette aptitude de l’eau et qui ont tendance à prêter beaucoup d’attention aux choses négligeables et de n’accorder que peu d’intérêt pour les choses importantes.
3-L’allocation d’un espace mental pour être productif
Dans la vie quotidienne, il est très fréquent d’être interrompu dans ces tâches par différentes idées parasites, ou des choses reportées comme une course, un programme à regarder, un anniversaire à célébrer, etc. Et en ne pouvant terminer ses tâches on finit par mettre tout ceci sur le dos du manque de temps.
Comment remédier à de telles choses ? La réponse vient de la méthode GTD qui propose cinq étapes pour gagner en efficacité et en pertinence.
1-La collecte des tâches
Il s’agit de recenser les différentes tâches et projets à faire, un projet que ce soit dans l’immédiat ou plus tard, et qu’il s’agit de tâches personnelles ou professionnelles. Cette étape est importante dans la mesure où elle permet de se débarrasser de tout ce qui peut importuner l’esprit.
2-Le traitement de l'information
C’est le moment d’adopter une approche ciblée pour vider la boîte de collecte. Il faut identifier les informations et données pertinentes ainsi que les actions qui s’imposent. Dans le cas où la donnée ne serait pas traitée, il faut décider s’il convient de la classer ou de la supprimer.
Dans le cas où l’information sera suivie d’une action, il faut voir si le traitement de cette dernière se place sur le court ou le long terme. Et s'il s’agit d’une action ponctuelle ou d’un projet.
Si l’action ne requiert que quelques minutes pour la terminer, il serait judicieux de la traiter immédiatement. Il faut également réfléchir si on est la personne la mieux placée pour réaliser ladite action et s’il est possible de la déléguer ou la reporter à plus tard.
3-L’organisation
C’est la phase où il est impératif de mettre de l’ordre dans les différents éléments activables et ceux qui ne le sont pas. Pour ces derniers, ils peuvent soit être jetés à la poubelle ou être incubés lorsqu’il s’agit de données de référence ou requérant un traitement sur le long terme. Quant aux objets activables, ils doivent être associés à des projets. Chaque projet sera défini par un résultat à atteindre ainsi qu’une liste d’actions concrètes et réalisables. Un calendrier est prévu pour tenir à jour une liste de premières actions à exécuter, ainsi qu’une liste de tâches dont l’exécution est en mode attente.
4-L’examen hebdomadaire
Il est primordial de revoir régulièrement l’ensemble des actions et des projets. Les actions figurant sur le calendrier ont la priorité. Une fois qu'elles sont traitées, on passe à la liste des premières choses à faire. Pour les projets en suspens, ils ne doivent être passés en revue que lorsqu’on se décide le moment venu.
L’important est de s’empêcher de les ruminer à longueur de journée. L’examen hebdomadaire est un facteur clé de réussite. Une révision régulière de l’ensemble des actions, rappels et projets, va empêcher l’esprit de s’en emparer et de s’activer à se les rappeler. Il est donc important d’actualiser toutes les listes, d’avoir la confirmation que le système est clair, à jour et complet.
5-L’action (prendre les bonnes décisions)
Il est important de prendre les bonnes décisions sur ce qu’on doit faire à divers moments de la journée. La décision peut être intuitive, mais elle sera prise avec beaucoup plus d’assurance si elle est bien préparée.
