Comment bien préparer son dossier de candidature?

Préparer son dossier de candidature

Habituellement, le dossier de candidature pour un poste à pourvoir se compose du CV et de la lettre de motivation. Mais de plus en plus de candidats y ajoutent d’autres documents pour appuyer leurs dossiers et convaincre le recruteur de les sélectionner pour une entrevue d’embauche. Ci-après quelques documents qui peuvent être insérés dans un dossier. Certains-es spécialistes dans le domaine des ressources humaines pensent que la lettre de motivation n'est plus réellement nécessaire et qu'elle doit être très brève.

Le CV pour un dossier de candidature classique

Le curriculum vitae est l’indispensable document pour postuler à une position. Il peut adopter une structure chronologique ou par compétences pour relater le parcours universitaire et professionnel du candidat. Mais quelle que soit la structure adoptée, ce document doit être pertinent et accrocheur dès le premier paragraphe pour aboutir sur un entretien d’embauche.

La lettre de motivation, l’éternelle accompagnatrice du CV

La lettre de motivation est une pièce-clé dans un dossier de candidature, qui accompagne régulièrement le CV. Elle met en valeur les compétences et les aptitudes du candidat et explique ses motivations et ses aspirations. Elle permet au recruteur de se faire une idée sur la personnalité du profil et l’incite à fixer un rendez-vous pour une rencontre. Cette lettre est présente aussi bien dans le cas d’une réponse à une annonce que dans le cadre d’une candidature spontanée.

La photo du candidat

Il est possible d’ajouter une photo sur le CV, d’ailleurs certains recruteurs l’exigent. Une photo constitue le premier contact visuel d’où l’importance de scanner une photo de qualité et qui reflète une image professionnelle du candidat.

Les diplômes du candidat

Un candidat doit mettre toutes les chances de son côté et ajouter les copies de ses diplômes et formations constituent un point fort. En effet, les diplômes obtenus sont avantageux à une candidature dans la mesure où ils reflètent le niveau de compétences et de maîtrise dans un domaine donné.

Ils ont d’autant plus de poids lorsque le profil est lauréat d’une école ou d’une université de grande renommée que ce soit à l’échelle nationale ou internationale. En Suisse, les compétences sont toutefois davantage recherchées que le titre d'une haute école. Un cours suivi peut se valoriser en fonction des compétences métiers qu'elle aura permis de développer. Par exemple, le diplôme des instituts de formation privés offrent de nombreux débouchés que cela soit avec l'apprentissage des langues, de la comptabilité ou encore la bureautique.

Il est possible que le candidat poursuive ses formations tout en travaillant. Dans ce cas il doit le mentionner sur son CV et accompagner sa candidature les certificats et attestations valorisant ses compétences et ses qualifications.

Les références de la candidature

Ajouter des références au dossier de candidature pour un poste ne peut que représenter une plus-value pour le profil. Elles reflètent la transparence du dossier tout en soulignant les aptitudes et les qualifications du postulant dans l’environnement professionnel.

Ces références appuient la candidature et incitent le recruteur à fixer un rendez-vous pour l’entretien d’embauche. Généralement, les certificats de travail font office de références, c'est pourquoi il est important de les joindre dans un second temps.

Si l’employeur ne demande pas des références, il vaut mieux pour le candidat ne communiquer que les noms et les coordonnées des contacts. Par la suite si le recruteur le juge opportun, il peut les contacter pour se renseigner.

Les recommandations

Pour un candidat qui a déjà quitté son poste pour une nouvelle opportunité, il peut solliciter des lettres de recommandation de son responsable hiérarchique, le directeur des ressources humaines ou toute autre personne de responsabilité. Un tel document constitue un plus dans un dossier de candidature.

Les lettres de recommandation doivent contenir des éléments importants notamment le poste occupé par le candidat, la période, le descriptif des missions et des réalisations, les qualités et les compétences du candidat. Un document judicieusement rédigé et comprenant des appréciations professionnelles pertinentes peut grandement servir la candidature et augmenter les chances du profil de décrocher le poste convoité.

Attestations de travail

L’attestation ou le certificat de travail est un document obligatoirement délivré par l’entreprise au salarié notamment au moment de quitter sa position au sein de la structure. En Suisse, c'est un outil incontournable. L’attestation de travail doit mentionner la fonction occupée, la date d’entrée et de sortie de la structure, et les principales missions et réalisations. Ce document ne mentionne pas d’éléments négatifs concernant le travail du candidat.

Documents complémentaires

Pour certaines positions nécessitant des compétences particulières il est possible d’ajouter d’autres documents attestant de ses qualifications. Parmi les pièces les plus courantes, on trouve le permis de conduire, le diplôme de secouriste, etc. De tels documents prouvent au recruteur que le candidat est formé et est prêt à occuper son poste immédiatement.

Demander de bons certificats de travail

Le certificat de travail constitue un document des plus importants pour un candidat ou une candidate souhaitant décrocher un poste à la hauteur de ses espérances. Il permet au futur employeur de se faire une idée précise sur les aptitudes du postulant ainsi que sur son comportement et son relationnel dans son environnement professionnel. Il informe également sur l’intitulé du poste, la période d’occupation, entre autres données administratives. A travers ce document, l’ex-employeur donne ses impressions et ses appréciations sur son employé qui peuvent jouer en faveur ou défaveur du candidat selon les cas.

Le certificat, un document important pour la vie privée

Il est très courant que le certificat de travail soit sollicité dans un contexte professionnel, mais son utilité dépasse ce cadre pour intégrer la vie privée. En effet un tel document sert à étoffer un dossier de prêt immobilier ou à contracter un bail de location de logement. Il sert de justificatif auprès des différentes personnes et instances, du statut de salarié actif. Ceci dit, la différence entre un certificat de travail dédié à la vie professionnelle et personnelle, consiste en l’absence des commentaires et appréciations sur le travail de l’employé.

Importance des expressions et termes utilisés dans un certificat de travail

Lorsque l’on fait allusion au certificat de travail, il faut savoir que la rédaction d’éléments négatifs au sujet d’un employé n’est pas légal. Et de ce fait chaque terme doit être judicieusement choisi pour ne pas être préjudiciable au salarié.

Il est important d’observer certaines règles au moment de rédiger ce document en vue de transmettre un avis tranché. Les superlatifs et les qualificatifs employés dans le certificat permettent d’avoir une appréciation sur l’employé.

Il faut dire qu'une personne qui donne "satisfaction" n’est pas perçue de la même façon qu’un salarié qui donne "pleinement satisfaction". Ceci dit, le candidat a toujours la possibilité de demander la rectification de son certificat de travail en apportant des preuves tangibles pour procéder aux corrections.

Document véridique de l’entreprise

Le contenu d’un certificat de travail est très important et il ne doit pas être pris à la légère. On ne peut produire un contenu rapidement bâclé. Par ailleurs, légalement parlant, une entreprise a le droit de porter plainte contre une structure ou un ancien employeur qui a produit un contenu erroné ou cachant des informations importantes sur un ancien employé.

La phrase à la fin de document permet de donner le ton sur le futur d’un salarié. Ainsi une formule exprimant le regret du départ d’un employé est une reconnaissance de son talent et de ses compétences.

Réclamer son certificat de travail

Le certificat de travail est un document des plus importants aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle et de ce fait il faut impérativement le demander même après une dizaine d’années. L’absence d’un certificat de travail peut être préjudiciable pour la carrière d’une personne. Du côté de l’employeur, il doit le délivrer à la demande de son employé ou à la fin de sa mission, d’ailleurs c’est une obligation légale.

L’importance de vos diplômes dans votre dossier de candidature

Au moment de monter le dossier de candidature, il est important d’y joindre des copies des différents diplômes obtenus. De telles pièces permettent d’attester des qualifications théoriques du candidat et de fixer son niveau d’études. Pour le recruteur les copies des diplômes le rassurent quant aux connaissances et au savoir acquis par le postulant. Mais comment tirer profit de ses diplômes?

Rassurer le recruteur avec les diplômes

Les diplômes jouent un rôle important non seulement pour convaincre le futur employeur quant aux compétences du candidat mais aussi pour le rassurer. Ils reflètent le domaine de spécialité et d’expertise du profil.

Les diplômes viennent appuyer ce qui a été signalé sur le CV et les copies des certifications peuvent être décisives pour une décision favorable au candidat au moment de la présélection des dossiers. Il est très courant de fournir des copies seulement, mais parfois il est possible qu’on demande les originaux.

Les diplômes, des documents à préserver

Contrairement à d’autres documents, les diplômes constituent des pièces à préserver toute sa vie durant. Ils attestent du parcours estudiantin et des formations suivis par le candidat. Ce sont des documents à garder pour toute sa vie et en cas de besoin, il suffit de fournir des copies. Il est même hautement recommandé de garder des copies numériques de ses diplômes et certifications afin de pouvoir les envoyer par mail avec son dossier de candidature. Une telle option, permet de faciliter l’accès à ces documents en tout temps et en tout lieu.

Que faire en cas d’absence de quelques diplômes?

Dans le cas où le candidat ne dispose pas de tous les diplômes, il a intérêt à contacter son université, école ou établissement de formation pour les récupérer. En cas de perte de quelques pièces, il est possible de faire la demande d’un duplicata ou d’une attestation qui constituera une preuve auprès du recruteur. En cas d’absence du diplôme original, un document officiel permettra d’appuyer le CV et la candidature auprès des employeurs. Ceci dit il faut que la demande soit déposée à l’avance car l’obtention d’un duplicata peut prendre un peu de temps.

Halte aux fausses diplomations!

Si le candidat est tenté par la production de faux diplômes, il a intérêt de s’abstenir, car c’est préjudiciable pour sa candidature et même pour sa réputation et sa crédibilité dans son secteur d’activité. Il ne faut pas omettre qu’il s’agit d’un acte frauduleux qui peut générer des poursuites pénales.

Avant de tricher, il faut garder à l’esprit qu’il existe de multiples outils pour vérifier la validité et la véracité des certifications et des diplômes. Il vaut mieux travailler sa candidature en fonction de la réalité au lieu de l’enjoliver inutilement.

Préparer son dossier et ses diplômes à l’avance

En prévision des postes pour lesquels le candidat va postuler, il doit préparer son dossier à l’avance. Il doit donc réunir tous les documents pouvant appuyer sa candidature notamment les diplômes. En effet des copies peuvent être envoyées avec le CV et la lettre de motivation, ou elles peuvent être demandées par le recruteur lors de l’entretien. Il faut donc tout préparer à l’avance et toute pièce manquante doit être récupérée au préalable, autrement ceci peut altérer le sérieux et le professionnalisme du dossier.

Saisir l’opportunité pour briller

Les certifications et diplômes constituent l’aboutissement de longues années d’études et de travail acharné. En fournissant des copies de ses diplômes avec le dossier de candidature, le postulant peut se targuer d’avoir été persévérant et studieux et avoir acquis les qualifications et les compétences nécessaires pour le poste. C’est un moment de fierté à savourer!

Optimiser ses références

Pour un candidat, réunir des références et des recommandations, permet de consolider sa candidature vis-à-vis d’un recruteur. C’est un élément à ne pas négliger car il peut pousser l’employeur à fixer rapidement une date pour un entretien d’embauche. Il est important de bien choisir ses références afin de mettre toutes les chances de son côté pour un meilleur avenir professionnel.

Ci-après quelques astuces pour sélectionner ses références et favoriser sa candidature.

Les questions posées aux références

En contactant les références proposées par un candidat, l’employeur tente de mieux cerner son profil et évaluer ses compétences et ses aptitudes non seulement professionnelles mais aussi personnelles. A travers cette mini-enquête, il peut vérifier si les qualifications du postulant répondent aux besoins exacts de la structure. Une telle démarche révèle souvent des aspects que le candidat ne dévoile pas dans son dossier de candidature.

Il est très courant que le recruteur se renseigne sur les principales contributions du postulant dans son ancien poste. C’est aussi l’occasion de connaître ses atouts, son avancement au sein de la structure, son relationnel dans un environnement professionnel, entre autres. Cette procédure permet de mieux comprendre la personnalité du candidat et de compléter les informations qui figurent sur le CV ou qui se manifestent lors de l’entrevue d’embauche.

Bien sélectionner ses références

En vue de booster son dossier de candidature et de mettre en valeur ses compétences et ses qualifications, le postulant à intérêt de bien choisir ses références. Il vaut mieux sélectionner des connaissances fiables et de confiance qui peuvent attester des compétences du candidat avec recul et professionnalisme. De telles références doivent apporter des preuves concrètes et tangibles sur les réalisations et les qualifications du postulant.

Il vaut mieux préparer à l’avance une petite liste de référents susceptibles d’apporter des appréciations positives sur la personnalité, le comportement et les compétences professionnelles du candidat. La liste doit être variée comprenant différents profils, comme un responsable hiérarchique, un collègue de travail, une relation professionnelle, etc.

Les références doivent compléter le dossier de candidature et il vaut mieux que la présentation soit similaire et dans le même ton que le CV. Il est à noter que la liste des références doit renseigner sur les noms et prénoms de chaque personne, l’intitulé du poste qu’elle occupe, les coordonnées de contact et la relation professionnelle qui la lie au candidat.

Informez les références!

Avant de communiquer la liste des références aux différents recruteurs, il vaut mieux en informer les personnes concernées qu’elles seront citées en tant que référents. Il serait judicieux de les aviser à l’avance quant à son projet professionnel et de leur fournir des informations sur l’entreprise contactée et le poste à pourvoir.

Il faut prendre contact avec les référents et leur transmettre des informations sur le CV et les éléments qui peuvent les aider à mieux éclairer le recruteur. Il faut avoir une relation saine avec les différents contacts et leur demander d’informer le candidat après chaque prise de contact d’un employeur en vue d’assurer le suivi de sa candidature.

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Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.