Le journal en comptabilité

GÉNÉRALITÉS

Le journal en comptabilité est un tableau dans lequel on enregistre toutes les opérations comptables d’une entreprise. C'est le document le plus utilisé par le comptable.

Ce document est appelé Journal parce que les écritures sont enregistrées chronologiquement (jour après jour) dans un logiciel comptable. Il est fondamental que le ou la comptable apprenne à utiliser un logiciel comptable.

C'est pourquoi les instituts de formation, par exemple comme l'institut BetterStudy, prévoit un cours en l'occurrence sur le logiciel Crésus.

S’il est tenu quotidiennement, cela permet de connaître rapidement et à tout moment, la situation financière de l’entreprise. Aujourd’hui, grâce à l’informatique, il suffit de tenir le journal dans un bon programme de comptabilité pour que ce dernier établisse automatiquement divers éléments essentiels à la comptabilité, comme le compte de résultat ou le bilan par exemple. On peut, de ce fait, savoir chaque jour si la société a fait un bénéfice ou, le cas échéant, a subi une perte.

 

Le journal se présente sous la forme d’un tableau comme vous l'avez vu ci-dessus. Il est tout d’abord nécessaire d’indiquer la date à laquelle l’opération a été exécutée. Il faut ensuite faire référence aux comptes concernés par l’opération. Comme vous le verrez encore par la suite, chaque opération fait l’objet d’un double enregistrement dans les comptes : une fois au débit d’un compte et une fois au crédit d’un autre compte, le montant débité doit être semblable au montant crédité. Dans la colonne intitulée « libellé », on inscrira une brève description de l’opération enregistrée.

Le Journal peut se présenter de nombreuses manières. Dans ce module, nous étudierons deux présentations :

  • Journal avec une colonne de sommes ;
  • Journal avec deux colonnes de sommes.

Le journal avec deux colonnes de sommes permet de mieux cerner les écritures multiples (un ordre de paiement groupant plusieurs destinataires, par exemple). Toutes les opérations comptables résultant de l’activité de l’entreprise sont enregistrées dans les comptes correspondants.
Toute écriture est double, c’est à dire qu’elle est passée simultanément au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte. Il est accepté, dans le cas d’une écriture multiple, qu’une écriture soit répartie en plusieurs sous écritures.
Le total des écritures passées au débit des comptes est toujours égal au total des écritures passées au crédit des comptes

Présentation du Journal

Pour chaque article, vous devez toujours vérifier que la « partie double » a bien été respectée:
Total des sommes de la colonne Débit = Total des sommes de la colonne Crédit

Au bas de chaque page, vous devez totaliser la colonne « Débit » et la colonne « Crédit » pour vous assurer de la réalité énoncée ci-dessus.
Le total en fin de page est reporté au début de la page suivante. Ainsi, à tout instant (et, en particulier, au moment d’établir une balance), il est possible de contrôler le respect de l’égalité et de connaître le total de tous les débits et celui de tous les crédits.

Les écritures liées aux achats et aux ventes

Il existe deux façons de payer la marchandise ou les services que l’on a achetés: on peut soit les payer directement soit obtenir une facture.
Lorsque l’on paie immédiatement la prestation achetée, les comptes dans lesquels l’opération devra être enregistrée seront le compte charge achat, au débit, et un des comptes de liquidités (Caisse, Poste, Banque, etc.), au crédit. Le choix du compte d’actif dépendra du mode de paiement qui aura été utilisé.
Si le fournisseur de la prestation a accordé un certain délai de paiement et a émis une facture, on peut décider d’enregistrer dans un premier temps la facture impayée, et, dans un deuxième temps de comptabiliser le paiement de la facture.
Dans ce cas, la première opération sera inscrite au débit du compte achat – on a une augmentation des charges d’acquisition de marchandises – et au crédit du compte fournisseur, parce que la dette de la société envers le fournisseur augmente. Au moment du paiement, on inscrira l’opération au débit du compte fournisseur pour comptabiliser la diminution de la dette de la société envers cette personne. Le paiement sera comptabilisé en inscrivant la somme payée au crédit du compte de liquidité utilisé.

Nous avons donc un achat à crédit

En cas de vente de marchandises ou de services, le principe est le même. Si la prestation est payée directement, on comptabilisera l’opération au débit du compte de liquidité sur lequel l’argent du client aura été versé (Caisse, Poste, Banque, etc.) pour comptabiliser le paiement de la transaction. On comptabilisera au crédit du compte produit (Ventes marchandises, Honoraires, Prestations de services, etc.) la prestation vendue.
Si le paiement du client n’a pas lieu immédiatement et qu’une facture est émise, la vente sera comptabilisée comme vendue à crédit et on procédera à nouveau en deux étapes. Le compte actif, Créances clients, est débité. Ceci montre que les dettes du client envers la société ont augmenté. Le compte de produits concerné pour enregistrer la vente est crédité. Au moment du paiement de la facture, on enregistre le paiement au débit du compte de liquidités sur lequel le paiement aura eu lieu. On trouve au crédit du compte Créances client la diminution de la dette du client en question envers la société.
Attention de ne pas enregistrer 2 fois l’achat ou la vente !

Tenue du journal

Le journal principal de l’exercice comptable détaille toutes les écritures passées dans le Grand Livre. Pour chaque somme portée dans le Grand Livre, nous trouvons une écriture dans le journal avec :

  • No de la pièce comptable
  • Date de l’opération
  • Compte à débiter
  • Compte à créditer
  • Libellé (description simplifiée de l’opération)
  • Montant de l’opération

Sans blanc, ni ratures ni altérations d’aucune sorte, il peut être produit en justice en vue d’établir la preuve des opérations qu’il mentionne.
L’entreprise doit le conserver pendant dix ans après l’enregistrement de la dernière opération.
De plus en plus, en raison de l’informatique, les noms des comptes sont remplacés par leur numéro (1000 Caisse, 1020 Banque, 1100 Créances clients, etc.). Le comptable n’a plus qu’à taper le numéro sur son clavier.

Écritures multiples

Il peut arriver, suivant les circonstances, qu’une opération ne touche pas uniquement deux comptes comme nous l’avons vu jusqu’à maintenant, mais nécessite une seule comptabilisation au débit et plusieurs comptabilisations au crédit ou inversement. Dans cette circonstance, plutôt que d’écrire plusieurs fois le même compte au débit, on peut, grâce à l’écriture multiple, le mentionner qu’une fois.
Un exemple vous permettra de comprendre très facilement le fonctionnement de ce que l’on appelle l’écriture multiple.

Exemple

Mme Paget achète une nouvelle voiture d’une valeur de CHF 20’000. Le paiement du véhicule aura lieu de la façon suivante : reprise de l’ancien véhicule pour un montant de CHF 5’000 et paiement de CHF 8’000 au moyen d’une carte de crédit. Le vendeur a fait crédit pour le solde.
Dans ce cas, seul le compte Véhicule est débité. Par souci de simplification, on inscrira le montant total de la transaction en une seule fois dans ce compte. Le détail du paiement figurera en revanche au crédit des différents comptes concernés comme vous pouvez le constater dans le journal ci-dessous :

  1. Achat d’un nouveau véhicule d’une valeur de CHF 20’000.
  2. Reprise de l’ancien véhicule par le vendeur, CHF 5’000.
  3. Paiement par carte de crédit, CHF 8’000.
  4. Le vendeur émet une facture pour le solde.

Journal

La même méthode peut être utilisée lorsqu’une opération nécessite une comptabilisation au débit de plusieurs comptes et au crédit d’un seul compte. On parle là encore d’écriture multiple. Cette méthode est d’ailleurs très utilisée dans les cas d’avis bancaires ou postaux, quand on doit rechercher la concordance entre la comptabilité et le relevé bancaire ou postal.

Exemple

Mme Paget effectue divers paiements par Yellownet pour un montant total de CHF 8'140.-:

  1. Avis de débit de la poste, CHF  8’140.-
  2. Paiement du loyer, CHF 1’700.-
  3. Paiement d’une facture d’électricité, CHF 540.-
  4. Paiement des assurances, CHF 3’800.-
  5. Paiement d’une facture de livres commandés chez un fournisseur, CHF 2’100.-

Journal

La correction des erreurs dans le journal

Selon les prescriptions légales, le journal doit être tenu sans blanc ni altération d’aucune sorte. Pour corriger une erreur, il faut passer une extourne (passer l’écriture inverse) puis enregistrer l’écriture correcte.
Il est absolument interdit de passer une écriture corrective (compléter une somme erronée par exemple) ou d’effacer, biffer une écriture erronée.

Journal d’ouverture

On trouvera en tête de ce journal toutes les écritures concernant l’ouverture des comptes du bilan, par exemple :

Les montants étant ceux qui sont détaillés dans le bilan d’ouverture, il est accepté, de porter une seule écriture globale pour l’ensemble de ces écritures :
Journal / N°Date / Comptes à / Libellé / Somme / Débiter / Créditer / 101.01 / Actif / Passif / Bilan d’ouverture 356'000.-

A la clôture, il en va de même :

D’abord virer les résultats de chaque compte de gestion au compte 9000 Résultat.

Dans le cas d’une entreprise à caractère individuel, virer le solde de ce compte, appelé bénéfice (ou la perte), au compte 2850 Privé.
Enfin boucler le compte 2850 Privé en versant la variation de fortune dans le compte 2800 Capital.
Finalement, porter les soldes pour balance (spb) au bilan de clôture

Journal

Journaux auxiliaires

On a vu que le journal doit être tenu régulièrement et chronologiquement. Dans une petite entreprise cela ne pose pas de problème majeur car généralement une seule personne se charge de ce travail.
Dans une entreprise plus importante, il est plus pratique de confier la tenue des journaux dans les services concernés, et de reporter uniquement un résumé dans le journal principal. Ce résumé doit être comptabilisé régulièrement mais au moins une fois par mois.
Par exemple, il est établi un journal par secteur ou par produit ou encore par compte.

Voyons dans le détail le fonctionnement de ce principe par un exemple.
Un commerce de lingerie disposant de 3 arcades à des adresses différentes confie la tenue des journaux auxiliaires à chacune de ses gérantes. L’organisation comptable de chacun des magasins est simplifiée, mais chaque gérante a, à sa disposition, une caisse autonome. En début de période (ou début d’exercice), il sera donc ouvert dans chaque magasin, un journal auxiliaire pour les comptes suivants :
1000 Caisse / 3200 Ventes

Dans le commerce situé à Genève, les journaux pour la première semaine de Janvier se présentent comme suit : (exemple dans le cours)

Pour les magasins de Nyon et de Morges, les journaux seront tenus de la même manière.

En résumé, les ventes et les encaissements des 3 magasins, pour la première semaine de Janvier s’élèvent à: (exemple dans le cours)

En fin de période, la saisie de ces informations dans le journal principal se fera d’une manière globale dans un compte collectif en ce qui concerne la clientèle.
En effet, il n’est pas nécessaire de connaître nominativement les clients au niveau de la comptabilité générale. Le suivi des paiements pourra facilement être traité par un autre service ou même par chacune des gérantes qui est plus à même de connaître la qualité de sa clientèle.
Comme expliqué plus haut, le journal principal sera ouvert par la reprise des soldes du bilan, puis la saisie des écritures pour chacun des magasins se déroulera de la manière suivante : (exemple dans le cours)

Le Grand Livre

Le Grand livre est un document regroupant toutes écritures non plus dans un journal mais dans des comptes séparés. Chaque compte a ses écritures propres. Ce grand livre est très souvent présenté sous forme de T. C’est exactement le report des écritures du journal mais cette fois-ci pour chaque compte séparé.
Nous pourrons alors reporter, en premier lieu, les soldes à nouveau provenant de la comptabilité de l’exercice précédent dans les comptes du bilan. Puis chaque écriture du journal. Les comptes de gestion sont toujours à zéro lors de l’ouverture d’une comptabilité. Lors de la clôture des comptes, nous trouverons un solde pour balance (Spb) du côté le plus faible des comptes du bilan (comptes 1000 à 2999) et un Résultat (Rés) dans les comptes de gestion (comptes 3000 et plus grand). Ainsi le débit de chaque compte sera égal à son crédit.

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DEMANDE  D'INFORMATION

Christophe Rieder

Christophe Rieder

Christophe Rieder dirige BetterStudy Swiss Online Education, l'institut de formation en ligne qu'il a fondé pendant ses études d'enseignant de la formation professionnelle. Après avoir travaillé quatre années dans la banque privée à Genève, Christophe décide de se reconvertir dans l'enseignement. Il a été formateur d'adultes en comptabilité à Genève et à Lausanne dans plusieurs écoles professionnelles privées. Christophe est aussi Maître d'enseignement à l'Ecole de Commerce Raymond-Uldry dans le canton de Genève, où il enseigne la gestion à des jeunes qui préparent un CFC d'employé(e) de commerce ou une maturité professionnelle commerciale. Christophe est titulaire d'un Master of Science HES-SO in Business Administration de HEG-Fribourg et d'un Diplôme fédéral d'Enseignant de la formation professionnelle. Il a effectué divers séjours d'études en Chine, aux Etats-Unis, en Irlande, en Allemagne et en Angleterre.